Messebesuch mit System: Schritt für Schritt zum erfolgreichen Messegast

 

Als klassische Marketing-/Vertriebsplattform dienen Messen der Präsentation von Produkten und Dienstleistungen vor einem Publikum aus Branchenvertretern und Besuchern. Es ist allgemein bekannt, dass ein Messeauftritt viel Zeit und Geld kostet. Doch auch Messebesuche müssen vom Unternehmen gut kalkuliert werden.


Gerade noch rechtzeitig aus dem Meeting geschafft, schnell nach Hamburg geflogen, den Mietwagen geholt und nach 30 Minuten im Stau am Messegelände eingetroffen. Die Ausstellerliste überflogen und zu drei Terminen gehetzt, auf dem Weg mit gebrandeten Kugelschreibern und Flyern überflutet, ein bisschen Networking betrieben, wobei der dritte Ansprechpartner erst der Richtige war, und noch den Sektempfang am Stand vom engen Geschäftspartner mitgenommen. Danach eine Nacht im Hotel, der nächste Termin in München um 10 Uhr wartet schon.


Die erste Frage sollte also stets sein, ob und inwiefern ein Messebesuch sinnvoll und effizient ist.
Mit einer gezielten Vorbereitung kann der Messetag zum vollen Erfolg werden, denn Messen und Vorträge dienen den von Unternehmen gesandten Teilnehmern dazu, neue Kontakte zu knüpfen, aktuelle und branchenspezifische Informationen zu erhalten und sich selbst fortzubilden.

Wie Sie Schritt für Schritt zum erfolgreichen Messegast werden:

Schritt 1: Das Thema

  • Legen Sie Schwerpunktthemen für einen Messebesuch fest (z.B. Mitarbeitermotivation steigern, technische Neuerungen kennenlernen, Kundenbindung fördern)
  • Sie werden auf Experten treffen, also überlegen Sie sich konkrete Fragen zu Ihrer Problematik. Bringen Sie Ihr Budget für mögliche Tools/Dienstleistungen sowie Preisgefüge am Markt in Erfahrung
  • Definieren Sie klare Ziele passend zu Ihrer Unternehmensstrategie

Ohne Ziel ist jeder Weg der Falsche

Schritt 2: Die Recherche

  • Suchen Sie nach passenden Messen, sowohl bei vorhandenen Einladungen als auch durch eigenständige Recherche
  • Fokussieren Sie sich auf max. 2-3 Schwerpunktthemen
  • Fragen, die Sie sich z. B. stellen sollten:
    1. Welche Aussteller und Vorträge sind von Interesse für Ihren Zielfokus?
    2. Wie groß ist die Messe?
    3. Wo findet die Messe statt? Lohnt sich die Anreise?

Wer suchet, der findet

Schritt 3: Die Auswahl

  • Machen Sie sich durch Website und Besucherprospekte/MesseApps mit den Inhalten der Messe vertraut
  • Gerade eine Messe mit vielen Ihnen unbekannten Ausstellern kann sinnvoll sein, um Ihr Netzwerk zu erweitern und neue Impulse zu bekommen
  • Suchen Sie nach Freitickets oder Ermäßigungen, um Budgets einzuhalten
  • Priorisieren Sie die Messen nach Relevanz, insbesondere bei sich überschneidenden Terminen

Wähle weise

Schritt 4: Die Planung

  • Kalkulieren Sie sämtliche anfallende Kosten für die Messe und versuchen Sie, Ihr Messebudget einzuhalten
  • Wählen Sie ggf. Kollegen aus
  • Planen Sie Ihre komplette Reise, beachten Sie hierbei Anfahrtsbeschreibungen und -tipps (meistens bieten sich öffentliche Verkehrsmittel an) und buchen Sie frühzeitig Ihr Hotelzimmer (Messezeit ist bei umliegenden Unterkünften vergleichbar mit der Hauptsaison im Urlaub)
  • Aktualisieren Sie bei Bedarf Ihre Visitenkarten, damit Sie nach der Messe reibungslos kontaktiert werden können
  • Lassen Sie eigenes Infomaterial sichten und nehmen Sie es als Aushängeschild für Ihr Unternehmen mit
  • Drucken Sie Ihr Ticket vorher aus, falls notwendig. Dadurch sparen Sie sich wertvolle Zeit am Messetag
  • Vereinbaren Sie unbedingt vorher Termine bei relevanten Messeausstellern und arbeiten Sie einen Zeitplan aus, am besten nutzen Sie hierbei schon den Lageplan. (Immer populärer werden außerdem Apps und Webservices für effiziente, digitale Terminvergaben).
    Was hierbei wichtig ist:
    1. Denken Sie an Zeitpuffer, um nicht abgehetzt und gestresst bei Terminen anzukommen
    2. Pro Termin sollten in der Regel max. 30 Minuten angesetzt werden, um produktiv zu bleiben
    3. Gibt es Termine auch außerhalb der Messe, die in der Nähe sind und verknüpft werden können?

Ordnung ist das halbe Leben

 


In 7 Schritten zum erfolgreichen Messegast

 


Schritt 5: Die Anreise

  • Wählen Sie Ihre Kleidung so, dass Sie Ihre Position und Ihre Ziele gut präsentieren können (Denken Sie dabei daran, dass Messewege weit sein können und Sie möglicherweise auch auf Abendveranstaltungen geladen sind). Das Standpersonal wird versuchen, Sie so schnell wie möglich einzuordnen und dementsprechend das Gespräch in eine Richtung lenken. Der äußere Eindruck und natürlich auch Ihre Stimmung sind folglich für Sie einflussreiche Faktoren
  • Prüfen Sie Ihr technisches Equipment (Notebook, Smartphone etc.) und die ausreichende Anzahl Ihrer eigenen Visitenkarten/Infomaterialien
  • Schauen Sie sich nochmals den Lageplan der Messestände an und notieren die Standnummern, falls noch nicht vorher erledigt. Gleiches gilt für Vortragsbühnen (Tipp: Viele Messen haben mittlerweile sehr informative und interaktive MesseApps). Überfliegen Sie Ihre Notizen, um sich Ihren Fokus inkl. Budgetrahmen ins Gedächtnis zu rufen

Bereit für Großes

Schritt 6: Der Besuch

  • Halten Sie sich so gut wie möglich an Ihren Zeitplan (Teilen Sie Gesprächspartnern unbedingt mit, falls vereinbarte Termine nicht pünktlich eingehalten werden können)
  • Notieren Sie sich alle wichtigen Details von Terminen, z.B. direkt auf Visitenkarten/Infomaterial (Es kann auch sinnvoll sein, sich aufzuschreiben, wem Sie Ihr eigenes Material übergeben haben)
  • Ihnen wird viel angeboten werden, von Broschüren über Werbegeschenke bis hin zu Getränken. Nehmen Sie sich nur Zeit für Ihnen relevant erscheinende Kontakte, anstatt sich überhäufen zu lassen. Insbesondere wenn Angebote Ihr Budget klar überschreiten, moderieren Sie Ihren Gesprächspartner offen und freundlich ab
  • Vergessen Sie nicht, sich inspirieren zu lassen und Neuheiten kennenzulernen, um innovative Ideen mit in Ihr Unternehmen bringen zu können (Ein kurzer Stopp bei der Konkurrenz kann natürlich auch nie schaden)

Nach der Pflicht kommt die Kür

Schritt 7: Die Nachbereitung

  • Misten Sie möglichst zeitnah (z.B. abends im Hotel) gesammelte Unterlagen aus. Überlegen Sie hierbei auch, welche Inhalte für Kollegen von Interesse sein könnten
  • Bewerten Sie die Messe für sich selbst als effektiv oder ineffektiv, sodass Sie im nächsten Jahr einen Anhaltspunkt haben, ob sich ein erneuter Besuch lohnt oder nicht
    1. Wurden Ihnen alle Fragen zu Ihren Fokusthemen ausreichend beantwortet?
    2. Haben Sie Ihre vordefinierten Ziele erreicht?
    3. Welche neuen Themen haben sich ergeben?

Nach der Messe ist vor der Messe

 

In dem Sinne, viel Erfolg bei Ihrem nächsten Messebesuch!

 


 

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