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Mitarbeitergutscheine steuerfrei nutzen
Personaler schätzen Mitarbeitergutscheine
Neben angemessenen Gehaltsleistungen, flexibleren Arbeitszeiten und einer offenen Führungskultur setzen Unternehmen auf attraktive Anreize und Mehrwerte, um im Wettbewerb um Arbeitskräfte bestehen zu können. Sachprämien verlieren dabei zunehmend ihren Stellenwert als Belohnungsmaßnahme im Personalmarketing, wie die aktuelle Belohnungsstudie ergab, für die erneut über 700 HR-Verantwortliche befragt wurden.
Seit der initialen Entwicklung durch die Hochschule Fresenius im Jahr 2015, werden im Rahmen der Studie jährlich Geschäftsführer sowie Personal- und Employer Branding-Verantwortliche zu Ihren eingesetzten und geplanten Maßnahmen befragt. Mitarbeitergutscheine steigen hierbei im Ranking der Incentives stetig auf. Als hochflexible und steuergünstige Sachbezüge werden sie im Recruiting und zur Mitarbeiterbindung immer öfter eingesetzt.
Besonders für Betriebe ohne große HR-Abteilungen gestalten sich Boni und Prämien als zu kompliziert im Handling. Oft fehlt es den Geldprämien auch an einer langfristigen Wirkung, da das Geld meist für alltägliche Ausgaben genutzt wird. Dagegen werden Gutscheine viel stärker als etwas Besonderes wahrgenommen – als „Trophäen“ mit Erinnerungswert, mit denen persönliche Konsum- oder Erlebniswünsche realisiert werden können.
Gutscheine sorgen für ein Plus an Motivation und Engagement. Die Produktivität steigt insgesamt, während die Fluktuation sinkt. Wo leistungsbereite, hoch motivierte und zufriedene Mitarbeiter keinen Grund mehr zum Wechseln haben, fallen in der Personalabteilung weniger Recruiting-Kosten an. Nach außen wird das Image der Arbeitgebermarke gestärkt, wenn Bewerber über die positive Unternehmenskultur sprechen oder Mitarbeiter ihren Arbeitgeber freiwillig im Bekanntenkreis weiterempfehlen und zudem ihrem Unternehmen länger treu bleiben.
Gutscheine sind für Unternehmen und Mitarbeiter steuerfrei
Gutscheine bieten mehr Flexibilität, sowohl für Unternehmen als auch deren Mitarbeiter. Sie sind einfacher zu verwalten und können mal leistungsabhängig, mal anlassbezogen oder auch als Motivationsanstoß zwischendurch ausgegeben werden. Shopping, Tanken, Essen gehen oder Reisen: Vielerlei individuelle Wünsche lassen sich mit einer Gutscheinkarte realisieren, auf die sich Beträge aufbuchen lassen und die bei diversen attraktiven Gutscheinpartnern eingesetzt werden kann. Hierbei übersteigt die angemutete Wertigkeit die einer Flasche Weins oder eines Blumenstraußes deutlich. Obendrein ergibt sich eine deutliche Zeiteinsparung für die Personalabteilung, die sich den Prozess der individuellen Geschenkfindung erspart. Auch kann ein Gutschein fürs Kino mit einem Snackbon für Popcorn und Getränke verschenkt werden. Mit einem Universalgutschein, wie unserem MitarbeiterBON hingegen , hat der Mitarbeiter freie Auswahl aus einer riesigen Palette an Partnern. Ob nun Kinogutschein oder Universalgutschein, ist es immer eine gute Botschaft dem Mitarbeiter mit einem Geschenk danke zu sagen.
Das Plus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
Gutscheine gelten als Sachbezüge und sind damit bis zu einem Wert von 44 EUR (seit 01.01.2022: 50 EUR) monatlich je Mitarbeiter steuer- und abgabenfrei. Bei einer regelmäßigen monatlichen Incentivierung sind das bis zu 528 Euro (seit 01.01.2022: 600 EUR) pro Jahr, die das Unternehmen einsetzen kann. Anlassbezogen können außerdem dreimal jährlich bis zu 60 Euro je Mitarbeiter geschenkt werden, beispielsweise bei einer Hochzeit, der Geburt eines Kindes oder zum Betriebsjubiläum.
Bei einer geplanten kontinuierlichen Zugabe zum Gehalt bieten sich ein wiederaufladbarer Gutschein in Form einer Karte an. Damit lassen sich Beiträge kumulieren und über das Jahr Summen für größere persönliche Wünsche einsetzen. Einzelgutscheine mit fixen Beträgen eignen sich dazu, Mitarbeiter eher spontan oder punktuell zu belohnen. Ansätze dafür können besondere Leistungen und Errungenschaften, ein soziales Engagement oder auch saisonale Highlights wie Ostern und Weihnachten sein.
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Drei Beispiele, wie Unternehmen Gutscheine steuerfrei nutzen können:
Firma 1: das Beratungsunternehmen
Ein mittelständisches Beratungsunternehmen findet über konsequentes Hochschulmarketing und Bewerbermessen meist problemlos Nachwuchskräfte. Dennoch muss es feststellen, dass etliche der Junioren nach zwei bis drei Jahren wieder kündigen. Für das Beratungsunternehmen bedeutet dies, dass sein Investment in Aus- und Weiterbildungen mit dem Abfluss des Fachwissens verloren ist. Es nutzt daher Gutscheinkarten, um Nachwuchskräften einen besonderen Mehrwert zu bieten. Die Gutscheinkarten werden in den ersten fünf Jahren der Betriebszugehörigkeit jeden Monat mit 44 Euro (seit 01.01.2022: 50 EUR) aufgeladen. Der Mitarbeiter erhält damit eine Zugabe zum Gehalt, die er für ganz persönliche Wünsche und Bedürfnisse einlösen kann. Im Laufe des Jahres kommen so stattliche Summen zustande. Bereits ein Jahr nach Einführung dieser Incentives ließ sich die Fluktuationsrate merklich senken.
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Firma 2: der Klinikverbund
Ein Klinikverbund mit mehreren tausend Mitarbeitern hat eine Ausfallquote von über sieben Prozent im Pflegebereich. Diese meist kurzfristigen Fälle können oft nicht adäquat kompensiert werden. Eine interne Arbeitsgruppe erarbeitet deshalb ein Vergütungssystem, das mit finanziellen Anreizen Wertschätzung für ein zusätzliches Engagement von Mitarbeitern ausdrückt und ihnen Flexibilität in der Einlösung von Benefits als Dankeschön bietet. Für ihre zusätzlich geleisteten Stunden können die Mitarbeiter zwischen einer konkreten Vergütung sowie einem Guthaben auf einem Zeitwertkonto oder einem Gleitzeitkonto wählen. Bei jeder sechsten Vertretung für einen ausgefallenen Kollegen erhalten sie zudem eine Prämie, die ebenfalls frei wählbar ist. Mit dem Gehalt können sie sich 120 Euro brutto auszahlen oder ein entsprechendes Guthaben auf ihr Zeitwertkonto buchen lassen. Alternativ erhalten sie 90 Euro netto – steuer- und abgabenfrei – als Beitrag auf eine persönliche Mitarbeitergutscheinkarte. Das System ist bis heute erfolgreich im Einsatz. Besonders die freie Wahl zwischen Zeitwert- und Gleitzeitkonto oder einer Auszahlung stößt bei den Klinikangestellten auf positive Resonanz.
Firma 3: der Automobilzulieferer
Ein mittelständischer Zulieferer der Automobilbranche installiert für drei Jahre ein Strategieprogramm zur Sicherung seiner langfristigen Wettbewerbsfähigkeit. Jeder Mitarbeiter im Betrieb ist angehalten, daran teilzunehmen, damit ein Erfolg gewährleistet ist. In interdisziplinären Projektgruppen müssen die Mitarbeiter verschiedene Aufgaben und Ziele meistern und gleichzeitig die Kosten-Nutzen-Effizienz optimieren. Damit die Motivation bei diesen anspruchsvollen Projekten nicht auf der Strecke bleibt, möchte das Unternehmen das Engagement einzelner Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum fördern und erfolgreiche Meilensteine im Projektteam belohnen. Es nutzt dazu Gutscheinkarten mit Sammel- und Aufladefunktion, auf die sich Beiträge regelmäßig aufbuchen lassen. Die persönliche Übergabe der Gutscheinkarten durch Führungskraft und Teamleitung trägt auch dazu bei, die Beziehung zu ihnen zu verbessern.
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Lösung Mitarbeiterbelohnung für die Praxis
Zunehmender Wettbewerbsdruck über nahezu alle Branchen hinweg, schlägt sich direkt in steigender Arbeitsbelastung für Arbeitnehmer nieder. Dadurch steigt der Wert von Freizeit und Urlaub überproportional und die Herausforderung, dass der Mitarbeiter seinen Nutzen hieraus maximieren muss. Die Erwartungen an Personalentscheider und HR-Abteilungen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung werden ebenfalls größer.Das Gesundheitsmanagement soll zum einen flexibel reagieren können, zum anderen langfristig die Belastbarkeit der Mitarbeiter sicherstellen. Wer hier die passenden Instrumente zur Hand hat, profitiert von positiven Effekten für die Arbeitgebermarke, von einer Reduktion der Aufallzeiten sowie einer deutlichen Steigerung der Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen.
Die ErholungsCARD setzt genau an dieser Stelle an und ermöglicht eine rechtskonforme Umsetzung der sogenannten Erholungsbeihilfe – steueroptimiert für Arbeitgeber (Ausgabenreduktion durch Pauschalversteuerung) und Arbeitnehmer (brutto=netto). Die personalisierbare und individualsierbare Gutscheinkarte funktioniert als Alternative zum Urlaubsgeld oder auch als zusätzlicher Benefit für den Mitarbeiter. 156 EUR und mehr sind hier pro Mitarbeiter jährlich möglich.
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