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Der Gesetzgeber hat die betriebliche Altersvorsorge geklärt
Unternehmen, die ein attraktives Altersvorsorge-Modell anbieten können, haben nicht nur im Recruiting starke Trümpfe in der Hand. Mit dem Ausblick auf eine gute Versorgung in der Rente können auch die Mitarbeiter im Betrieb positiv gestimmt sein. Im Wissen, dass ihr Arbeitgeber sie auch über lange die Beschäftigung hinaus wertschätzt, sind sie so motivierter und zufriedener bei der Arbeit. Das wiederum verspricht auch eine stärkere und längere Bindung ans Unternehmen.
Seit vielen Jahren ist die betriebliche Altersvorsorge (BAV ) als Lohnzusatzleistung ein bewährter und etablierter Baustein im Employer-Branding-Mix. Das liegt natürlich auch darin begründet, dass Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind, inzwischen grundsätzlichen Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge haben. Im Rahmen einer Entgeltumwandlung hat ihnen der Gesetzgeber seit 2022 auch noch einen Anspruch auf einen Zuschuss ihres Arbeitgebers zugesprochen. Dieser beträgt, bis auf Ausnahmen, 15 Prozent des umgewandelten Anteils. Das kann ihren Eigenanteil beim Bruttobetrag reduzieren.
Werden bei der Entgeltumwandlung bestimmte Freigrenzen bei der Beitragshöhe beachtet, bleibt der Umwandlungsbetrag steuerfrei und auch frei von Sozialabgaben. Das macht die Entgeltumwandlung auch so attraktiv. Dies alles kann der Arbeitgeber noch über einen freiwilligen Zuschuss on-top verbessern. Damit lässt sich dann so einiges ins persönliche Vorsorgepaket der Arbeitnehmer umdirigieren.
Allerdings lassen die diversen Pflichten aus dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG) und seinen Novellen sowie mögliche tarifvertragliche Pflichten so manchen engagierten Arbeitgeber zu Beginn erst einmal ins Schwitzen geraten. Da möchte er aktiv dazu beitragen, dass seine Mitarbeiter auch nach der Berufstätigkeit optimal versorgt sind. Jedoch müssen sich alle gemeinsam zunächst einmal aufschlauen, bevor die Personalabteilung etwas veranlassen kann: Wie und in welchem Umfang soll man die geforderten Pflichtinformationen zur betrieblichen Altersvorsorge bereitstellen? Wozu ist man genau verpflichtet und wozu nicht? Drohen tatsächlich Haftungsrisiken, falls irgendetwas falsch veranlasst oder am Ende nicht erwartungsgemäß ausbezahlt wird?
Auch den Mitarbeitern geht es an der Stelle nicht besser. Für sie soll seitens Gesetzgeber gewährleistet sein, dass sie genau die Lösung für eine betriebliche Altersvorsorge erhalten, die zu ihrer persönlichen Lebenssituation passt. Sie müssen verstehen können, was eine Entgeltumwandlung bedeutet, welche Freigrenzen dabei gelten und wie sie davon profitieren können. Dazu brauchen sie verständlich aufbereitete Informationen und verlässliche Entscheidungshilfen an die Hand.
Einmal tief Luft holen: Betriebliche Altersvorsorge geht auch einfacher
Fragen über Fragen. Dabei kann heute alles so schön einfach sein, dank Digitalisierung und mithilfe KI-gestützter HR-Instrumente: Über ein modernes cloudbasiertes Benefit-Portal können Personalabteilungen und Buchhaltungen inzwischen vollumfänglich entlastet werden. Das Portal vereinfacht die Informations-, Beratungs-, Beantragungs- und Verwaltungsprozesse für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wesentlich. Dabei ist jederzeit gewährleistet, dass alle gesetzlichen Regelungen erfüllt sind und steuerliche Freigrenzen berücksichtigt werden.
Über begleitende Services wie Webinare und Beratungsangebote wird außerdem sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter eine für ihn geeignete Produktlösung erhält und anbieterunabhängig individuell beraten wird.
Jegliche Abwicklung und jeglicher Datentransfer zwischen Mitarbeiter, Arbeitgeber, Versicherungsgesellschaft und dem Entgeltabrechnungssystem erfolgen über das Portal, ohne dass sich Buchhaltung und Personalabteilung einschalten müssen. Auch Störfälle, Probleme und ein möglicher Arbeitsplatzwechsel von Mitarbeitern werden per Portal und mithilfe der Berater abgewickelt.
Schnittstellen zu Drittsystemen wie DATEV gewährleisten, dass alles automatisiert abgewickelt werden kann. Gleichzeitig ist maximale Transparenz sichergestellt: Jeden Monat werden entsprechende Reports zu den erfolgten Buchungen automatisiert bereitgestellt. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, das gesamte Vertragswesen digital zu managen und alle Unterlagen jederzeit in seiner persönlichen digitalen „Benefit-Akte“ einzusehen.
Damit können die Arbeitgeber sich ganz darauf konzentrieren, ihren Mitarbeitern den Weg in eine solide Altersvorsorge freizumachen. Interne Ressourcen für die Administration des gefragten Mitarbeiter-Benefits werden nicht mehr dafür gebunden. Das Portalsystem selbst ist hoch flexibel, die Benefit-Angebote jederzeit auch über die betriebliche Altersvorsorge hinaus skalierbar. Das macht diese moderne Art der Mitarbeiter-Incentivierung auch für Unternehmen ohne große Personalabteilungen und -Budgets so interessant.
12 Dinge, die Arbeitgeber zur betrieblichen Altersvorsorge wissen sollten
- Anspruch auf Vorsorge: Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind, haben gemäß Betriebsrentengesetz (BetrAVG) einen Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge (bAV). Dies gilt für Auszubildende, Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte („Minijob“), Angestellte mit befristeten oder unbefristeten Arbeitsverträgen und Geschäftsführer gleichermaßen.
- Umsetzung des Anspruchs: Anspruch bedeutet, dass die Arbeitnehmer einen Teil ihres Bruttogehalts im Rahmen einer Entgeltumwandlung für ihre Altersvorsorge einsetzen können. Ihr Arbeitgeber muss gewährleisten, dass die betriebliche Altersvorsorge über die Lohnabrechnung verwaltet und umgesetzt wird. Dazu gehört auch die Auswahl eines Anbieters und die Überwachung des Anlageerfolgs.
- Informationspflicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten über ihre Vorsorgemöglichkeiten zu informieren bzw. Zugang zu Informationen zu bieten. Diese Verpflichtung gilt, sobald sie regelmäßig mehr als drei Mitarbeiter beschäftigen.
- Wahlrecht: Bei der Ausgestaltung der betrieblichen Altersvorsorge haben die Mitarbeiter Wahlfreiheit. Arbeitgeber müssen ihnen verschiedene Umsetzungswege anbieten, z. B. als Direktzusage oder Direktversicherung, über eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Unterstützungskasse.
- Zuschusspflicht: Wird die betriebliche Altersvorsorge per Entgeltumwandlung realisiert, sind Arbeitgeber verpflichtet, von sich einen Zuschuss zu leisten. Ab 2019 bestand die Zuschusspflicht nur bei bAV-Neuverträgen, seit 2022 gilt sie auch für Bestandsverträge.
- Freiwillige Zuschüsse: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern zudem freiwillige Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge gewähren. Hierbei müssen sie allerdings darauf achten, dass die Zuschüsse allen Arbeitnehmern gleichermaßen zugutekommen (Gleichbehandlungsgrundsatz).
- Sozialversicherungspflicht: Werden die Freigrenzen im Rahmen von Entgeltumwandlungen nicht überschritten, bleiben die Beiträge zur Altersvorsorge steuerfrei.
- Haftungsrisiken: Arbeitgeber können für Fehler bei der Einrichtung oder Umsetzung der betrieblichen Altersvorsorge haftbar gemacht werden. Es empfiehlt sich, dass sie kompetente externe Beratung in Anspruch nehmen.
- Steuerliche Aspekte: Arbeitgeber müssen die steuerlichen Rahmenbedingungen bei der Einrichtung und Umsetzung der betrieblichen Altersvorsorge berücksichtigen.
- Versorgungszusage: Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern eine Versorgungszusage erteilen, in der die Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge festgelegt sind. Diese müssen konkret und verbindlich sein und den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen.
- Übertragbarkeit: Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, die betriebliche Altersvorsorge bei einem Arbeitgeberwechsel mitzunehmen. Arbeitgeber müssen hierbei die gesetzlichen Regelungen beachten.
- bAV Verwaltung: Arbeitgeber sind mit vielen zeitaufwendigen Aufgaben in der der Verwaltung der Verträge und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen beschäftigt, wenn sie alles in Eigenregie managen. Immer mehr Unternehmen lassen deshalb die Verwaltung ihrer betrieblichen Altersvorsorge durch professionelle Dienstleister durchführen.
Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
Obstkorb und Freigetränke waren gestern. Heute legen Arbeitnehmer Wert auf Benefits, die einfach besser zu ihren jeweiligen Lebensumständen passen und ihre persönlichen Wünsche erfüllen. Unsere Lösungen bieten Ihnen ideale Möglichkeiten, den Einsatz und das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit flexibel festlegbaren Maßnahmen individuell zu würdigen. Setzen Sie dazu Lösungen für die betriebliche Altersvorsorge und weitere Benefits aus unserem Multi-Flex-Ben-Portal ein: wahlweise als regelmäßige Zusatzleistung, aktionsbasiert zur Incentivierung von besonderen Leistungen und Lebensereignissen oder „einfach so“ als Motivationsspritze zwischendurch. Entdecken Sie auf unserem Portal auch Lösungen wie den Internetzuschuss, Spesenoptimierung und Bonuszahlungen. Damit können Sie Ihr Benefit-Angebot jederzeit flexibel verändern und weiter ausbauen.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.