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Ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber als Beitrag zum Mitarbeiterwohl
Wieder nur Wurst- und Käsebrötchen zum Mittagessen? Sandwich und Salat daheim vergessen? Oder gähnende Leere im Homeoffice-Kühlschrank? Spätschicht ohne Durchhaltesnacks? Bessere Mahlzeiten, mehr Optionen und damit auch mehr Abwechslung bei der täglichen Verpflegung – das wünschen sich viele Arbeitnehmer. Ob Mischkost, vegetarische, vegane oder fitnessorientierte Kost, lecker soll es einfach sein – und Kraft für den weiteren Arbeitstag liefern. Doch regelmäßiges „Fremdessen“ und die täglichen Einkäufe im Supermarkt nebenan können das Monatsbudget ordentlich schmälern. Das muss gar nicht so sein.
Mit einem freiwilligen Essenszuschuss vom Arbeitgeber wird die tägliche Verpflegung bei der Arbeit gleich viel besser und das kulinarische Angebot vielfältiger. Heutzutage lässt sich solch ein Essenszuschuss als Benefit für die Mitarbeiter besonders einfach und steuergünstig organisieren: wahlweise mit digitalen Essensmarken oder in bewährter Papierform mithilfe von Essensschecks, die als Sachbezug steuerlich anerkannt sind.
Gut, dass immer mehr Arbeitgeber mit dem gesundheitlichen auch das kulinarische Wohl ihrer Beschäftigten in den Fokus nehmen. Mittagspausen mit hochwertigen und abwechslungsreichen Mahlzeiten tragen schließlich auch etwas dazu bei, dass sie leistungsstark, engagiert und zufrieden sind. Der Essenszuschuss als sehr individuelle Art der Mitarbeiter-Incentivierung passt ideal zum modernen Arbeitsleben und findet immer mehr Zuspruch. Wo die Papierschecks früher noch mühselig mit einzelnen Anbietern direkt abgeglichen wurden, lässt sich alles über Plattform-Lösungen komfortabel und einfach abwickeln.
Mit einem Zuschuss zum Essen ist mehr Qualität und Vielfalt drin
Mit digitalen Essensmarken und Schecks bewährter Anbieter auf Papier haben die Mitarbeiter dann in jeder Mittagspause die freie Wahl: Je nachdem, welche der beiden Lösungen vom Arbeitgeber für sie gewählt wurde, können sie ihr Mittagessen bei den Supermärkten, Bäckereien, Metzgereien oder Delis in ihrer Stadt oder Region bezahlen. Auch in Restaurants, Cafés und Bistros, an Imbissständen, bei Streetfood-Trucks oder in öffentlichen Kantinen können sie damit essen gehen.
Mehr als 30.000 Akzeptanzstellen gibt es deutschlandweit, die solche Papierschecks selbstverständlich annehmen. Bei den digitalen Essensmarken ist die Flexibilität bei der Auswahl sogar noch größer, da diese gar nicht an Akzeptanzstellen gebunden sind. Der jeweilige Kassenbeleg für eine Mahlzeit oder einen Lebensmitteleinkauf wird einfach per Smartphone vom Mitarbeiter erfasst und in einem automatisierten Prozess mit dem Gehaltsabrechnungssystem des Arbeitgebers direkt verrechnet. Der Mitarbeiter erhält den Ausgleich des Essenszuschusses mit der nächsten Gehaltsabrechnung.
So wird der Essenszuschuss vom Arbeitgeber für die Mitarbeiter steuerfrei
Initial legt der Arbeitgeber ein Jahres- oder Monatsbudget als Essenszuschuss für seine Mitarbeiter fest. Alternativ können die Mitarbeiter auch Anteile ihres Bruttogehalts im Rahmen einer Entgeltumwandlung für den Sachbezug nutzen. Was Arbeitgeber zum steuerrechtlichen Hintergrund wissen sollten:
2023 beträgt die maximale Höhe für den Essenszuschuss vom Arbeitgeber zur Verpflegung bei maximal 6,90 Euro je Mitarbeiter und Arbeitstag. Dieser Essenszuschuss darf den tatsächlichen Preis einer Mahlzeit oder eines Lebensmitteleinkaufs für Mittagessen nicht übersteigen und kann auch nur einmal an einem Arbeitstag eingesetzt werden. An Urlaubs- und Krankheitstagen kann er nicht genutzt werden, jedoch auch im Homeoffice und im Rahmen von Teilzeitjobs. Dieser Betrag setzt sich aus zwei Elementen zusammen:
• dem amtlichen Sachbezugswert 2023 gemäß Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV). Aktuell beträgt dieser Pflichtanteil für eine Mittagsverpflegung 3,80 Euro je Mitarbeiter und Arbeitstag. Er ist grundsätzlich lohnsteuer- und abgabenpflichtig und wird mit 25 Prozent pauschal vom Arbeitgeber versteuert, zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Die Höhe dieses Bezugswerts wird jährlich immer wieder neu festgelegt.
• dem steuerfreien Zuschuss des Arbeitgebers bis maximal 3,10 Euro je Mitarbeiter und Arbeitstag, der gänzlich steuer- und abgabenfrei bleibt. Er kann ausgeschöpft werden, nachdem der zu versteuernde Pflichtanteil bereits ausgegeben wurde. Die Höhe des Essenszuschusses bestimmt der Arbeitgeber.
Der Essenszuschuss als Gehaltsumwandlung oder Gehaltserhöhung
Eine für beide Seiten sehr attraktive, weil kostenneutrale Variante des Essenszuschusses bietet die Gehaltsumwandlung. Dabei wandelt ein Mitarbeiter einen Anteil seines Bruttogehalts für den Zuschuss um. Der Arbeitgeber muss dadurch kein Extrabudget für Essenszuschüsse bereitstellen. Der Arbeitnehmer profitiert seinerseits dank Entgeltoptimierung von mehr Netto für sein Gehaltsbrutto, mit dem er dann jeden Monat sein Essen finanzieren kann.
Eine On-Top-Lösung bietet sich für diejenigen Mitarbeiter an, bei denen eine Gehaltserhöhung ansteht. Auch sie lässt sich zugunsten eines Essenszuschusses durch Umwandlung optimieren. Bis zu 103,50 Euro je Mitarbeiter und Monat können insgesamt für Verpflegung bezuschusst werden. Um diesen Nettoeffekt im Gehalt zu erzielen, müsste ein Unternehmen 211 Euro Barlohnleistung je Mitarbeiter investieren. Mit einem Essenszuschuss bleibt es bei den 103,50 Euro, die netto an den Mitarbeiter weitergegeben werden können.
Digitale Essensmarken und Gutscheine im Vergleich
Zur Umsetzung des Essenszuschusses können Unternehmen zwei Varianten nutzen, je nachdem was für sie selbst und ihre Angestellten am geeignetsten ist:
1. Die digitale Essensmarke: Wie ein Joker ist sie praktisch überall einsetzbar, denn das Prinzip funktioniert ganz unabhängig von festen Akzeptanzpartnern. Der Arbeitnehmer bezahlt einmal täglich selbst für sein Mittagessen bei einem Anbieter seiner Wahl. Dann fotografiert oder scannt er den entsprechenden Kassenbeleg mit dem Smartphone und gibt ihn per App weiter. Der weitere Ausgleichsprozess findet komplett automatisiert statt: Der Beleg wird in einer digitalen Buchungsliste für den Arbeitgeber erfasst, der Zuschussbetrag mit der nächsten Gehaltszahlung gutgeschrieben.
2. Die Lösung auf Papier: Der klassische Scheck auf Papier für Mahlzeiten und Lebensmitteleinkäufe macht Technologie gar nicht erst erforderlich. Wie Bargeld lässt er sich bei ausgewählten Akzeptanzpartnern einsetzen. Das Prepaid-Scheckprinzip bietet sich besonders in Städten und Regionen an, wo möglichst viele Akzeptanzpartner präsent sind. Die Mitarbeiter haben so sprichwörtlich „etwas in der Hand“, das sie jeden Tag neu an die wertschätzende Maßnahme ihres Arbeitgebers erinnert. Die Essenschecks werden monatlich an alle Mitarbeiter nach Hause geschickt. Gültig sind sie auch noch über den jeweiligen Gehaltsmonat hinaus. Sollten Schecks tatsächlich mal in der Post verloren gehen, werden sie kulant ersetzt. Die Personalabteilung im Unternehmen muss zu keiner Zeit aktiv werden.
Ein Essenszuschuss steuerfrei zusätzlich zum Gehalt: Das kann besonders für diejenigen Arbeitnehmer und Bewerber ein gewichtiges Argument sein, die keine Zeit zur Vorbereitung von Mahlzeiten für die Arbeit haben. Auch Berufseinsteiger, die noch nicht so viel verdienen, freuen sich über ein Plus in ihrer Geldbörse für ihr Mittagessen. Derart pragmatische, am Alltag ausgerichtete Benefits sind für Arbeitnehmer jeden Alters relevant und können ihre Bindung ans Unternehmen stärken. Im Recruiting-Gespräch kann das Gehalts-Extra dazu beitragen, neue Kandidaten fürs Unternehmen zu gewinnen.
Das Plus für Unternehmen:
Die Digitalisierung verschlankt und beschleunigt den gesamten Bereitstellungs- und Abwicklungsprozess des Essenszuschusses. Über eine Plattformlösung lässt sich die Realisierung des Benefits komfortabel und ohne Aufwände für Personalabteilung und Buchhaltung lösen. Kommunikation, Umsetzung, Datentransfer, Verrechnung zwischen Mitarbeiter, Unternehmen und Scheckanbieter und auch die Entgeltabrechnung erfolgen gänzlich steuerkonform und mit automatisierten Prozessen. Die Belegprüfung wird systemseitig gelöst. Notwendige Korrekturen, mögliche Störfälle, Probleme oder ein Arbeitsplatzwechsel werden ebenfalls darüber gemanagt. Die Buchhaltung des Unternehmens erhält zudem regelmäßige Reportings zum Status quo.
Wer seinen Mitarbeitern regelmäßig etwas Gutes tun will und sie dabei gleich noch für etwas abwechslungsreichere Verpflegung begeistern möchte: Mit einem Essenszuschuss als zeitgemäßer und budgetschonender Benefit können Unternehmen ihre gesamte Belegschaft inspirieren!
Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
Obstkorb und Freigetränke waren gestern. Heute legen Arbeitnehmer Wert auf Benefits, die einfach besser zu ihren jeweiligen Lebensumständen passen und ihre persönlichen Wünsche erfüllen. Unsere Lösungen bieten Ihnen ideale Möglichkeiten, den Einsatz und das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit flexibel festlegbaren Maßnahmen individuell zu würdigen. Setzen Sie dazu den Essenszuschuss und weitere Benefits aus unserem Multi-Flex-Ben-Portal ein: wahlweise als regelmäßige Zusatzleistung, aktionsbasiert zur Incentivierung von besonderen Leistungen und Lebensereignissen oder „einfach so“ als Motivationsspritze zwischendurch. Entdecken Sie auf unserem Portal auch Lösungen rund um die Mobilität wie Auto Abo oder E-Bike & Fahrrad-Leasing. Damit können Sie Ihr Benefit-Angebot jederzeit flexibel verändern und weiter ausbauen.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.