HR Robotics:
Was verspricht
ein digitalisiertes Personalwesen?

Inzwischen haben die meisten Unternehmen die Digitalisierung auf ihrer Zukunftsagenda und überprüfen ihr Geschäftsmodell auf eine digitale Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit. Dabei ist auch HR als wesentlicher Unternehmensbereich nicht von der Transformation ausgenommen. Ob externes Talent Recruiting oder internes Talent Management: Prozesse, Services, Budgets und nicht zuletzt auch Jobprofile im HR-Bereich stehen für die Digitalstrategie auf dem Prüfstand. Das Versprechen: effizientere Abläufe, bessere Ergebnisse und vor allem weniger Kosten.

Automatisierte Prozesse: Tempo, Qualität und Ersparnis als Ziel

Nun ist es ja nicht so, dass im Personalwesen bislang nicht digital gearbeitet wurde. Doch mithilfe sogenannter Robotics Software Analytics (RPA) werden strukturierte HR-Prozesse mit hohem Durchsatz – die „Routinen“ – weitreichender automatisiert. Solche „Software-Roboter“ greifen entweder universal oder skaliert auf Systeme und Daten im Betrieb zu und verwalten wiederkehrende Aufgaben vollautomatisch. Das macht RPA-Lösungen auch für kleinere und mittlere Betriebe interessant.

Szenarien für Digitalisierung im HR-Bereich

In folgenden HR-Arbeitsfeldern lassen sich heute bereits Strukturen und Abläufe grundsätzlich automatisieren:

• Personalein- und Austritt: Screening und Übernahme von Stammdaten aus Bewerber- und Personaldatenbanken, Erfassung, Auswertung, Archivierung und Vernichtung von Daten und Unterlagen, Ein- und Austritt-Checklisten, Erinnerungs- und Erledigungskommunikation.
• Onboarding: Zusendung von Informationen, sofortige Anmeldung bei betrieblichen Systemen (EDV, Kommunikation, Arbeitsplatz, Buchhaltung, Kantine, Fuhrpark etc.), virtuelle Einarbeitungspläne.
• Zeitmanagement: Erfassung von Arbeitszeit, Reisezeit und -kosten, Überstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstagen, Erinnerungs- und Erledigungskommunikation bei offenen Posten, Bereitstellung von Daten für Folgesysteme wie Buchhaltung.
• Gehaltsabrechnung: Übernahme von Daten aus Vorsystemen, Abrechnungs- und Buchungsprozess, Management von Zuschlägen, Boni und Gratifikationen (ein Urlaubsantrag generiert z. B. einen Reise-Gutschein oder eine Erholungsbeihilfe für den Mitarbeiter).
• Digitales Bewerber-Management: virtuelles Recruiting (z. B. per Online-Fragebogen, Video, Chat oder Online-Assessment), Übernahme von Daten-Matches für den weiteren Auswahlprozess, schnellere Auswertung und Selektion.
• Digitale Personalakten (HRIS): komplettes Personaldaten-Management in einem HR-Informationssystem, Bereitstellung für weiterführende Systeme wie Buchhaltung, Echtzeitabruf von Daten (der Urlaub für Umzug generiert z. B. eine Adressprüfung etc.), Vertrags-Management, Checklisten, Erinnerungs- und Erledigungskommunikation, z. B. bei Krankmeldungen, Jubiläen und Geburtstagen.
• Interne Kommunikation: Routing von E-Mails, Chats und Anrufen zu bestimmten Abteilungen oder Ansprechpartnern, Beantworten wiederkehrender Mitarbeiteranfragen (z. B. per Chatbot).

Die in der Summe gewonnenen und vorqualifizierten Daten stehen damit tagesaktuell für Controlling, Ressourcenplanung und Reporting bereit. Sie erlauben vielschichtige Plausibilitätsprüfungen und stellen wertvolle Vergleiche bereit, z. B. für die Personalentwicklung: Wo fehlt es akut an Know-how? Wo muss mittel- oder langfristig Talent aufgebaut werden? Defizite können schneller erkannt und abgebaut werden.

HR-Tools: die neuen digitalen Helfer

• Chatbots: Beim Recruiting-Prozess oder in der Mitarbeiterkommunikation können Mini-Anwendungen auf einer HR-Seite im Intra- oder Extranet mittels automatisierter Fragen und Antworten vorselektieren oder direkte Hilfe anbieten.
• Active Sourcing: Die Suche nach Kandidaten erfolgt mittels Robot-Recruiting. Online-Plattformen werden ständig automatisch durchsucht. Bei einem Match werden Bewerberprofile erfasst und weitergeleitet.
• Online-Assessment: Potenzialanalysen und Eignungsdiagnostik erfolgen virtuell mittels Tests und Fragebögen. Assessment wird so orts- und terminunabhängig – ein Faktor besonders für internationales Recruiting. Erinnerungen, Einladungen und Absagen erfolgen ggf. ebenfalls automatisiert.
• Mobile Recruiting: Kandidaten nutzen Smartphone und Tablet bei der Jobsuche und richten sich „Alerts“ ein, um sofort reagieren zu können. Personaler nutzen mobil optimierte Karriere-Webseiten, Social Media und Anwendungen wie Whatsapp, Instagram und Snapchat im Marketing und Sourcing und setzen auf Sharing-Funktionen zur viralen Verbreitung ihrer Vakanzen.
• Video Recruiting: Bewerber werden in der Auswahlrunde zu einem Video-Interview eingeladen, z. B. über Plattformen wie WePow. Unternehmen setzen im Employer Branding vermehrt auch Videos ein, um Vorteile authentisch zu kommunizieren.

Big Data: Masse bringt bedingt Klasse

Derart automatisierte Auswahl- und Verwaltungsprozesse setzen Zeit, Arbeitskraft und Budgets frei, die in anderen HR-Bereichen wertschöpfend eingesetzt werden können: im aktiven Sourcing neuer Talente für strategische und qualifizierende Aufgaben oder für eine nachhaltige Mitarbeiterbindung. Bei aller Automatisierung und Bereitstellung großer Datenmangen aus allen möglichen Quellen extern und intern gilt weiterhin: Am Ende bleibt immer der Mensch letzte Entscheidungsinstanz.

Bewerber werden aufgrund ihrer Einsichten ins Unternehmen und der angebotenen Leistungen genau überlegen, ob dieses mit ihren persönlichen Werten im Einklang steht und ob die angebotene Arbeit sinnvoll und erfüllend für sie ist. Für einen wichtigen ersten Eindruck sorgen dennoch auch schnelle und effiziente Bewerbungsabläufe. Umgekehrt werden Personaler und Führungskräfte im persönlichen Gespräch genau prüfen, ob ihr Kandidat auch über Daten hinaus zur Unternehmenskultur passt. Noch kann kein Chatbot prüfen, ob „die Chemie“ zwischen beiden Parteien stimmt.

Umbruchzeiten für HR-Entscheider: Vorbereitung ist alles!

Noch fehlt es vielen Unternehmen an Know-how, IT-Strukturen, Technologien und Ressourcen. Doch der digitale Wandel ist im vollen Gange. Besonders Personalabteilungen sollten ihre Teams jetzt dahin qualifizieren, ob sie „digital ready“ sind. Künftig werden auch in ihrem Feld Experten benötigt, die ein Faible für die Datenanalyse mitbringen.

Während weniger Zeitaufwand für das Administrative anfällt, wird mehr Aufwand für die Interaktion benötigt: Es braucht kommunikationsstarke und authentische Recruiter, die auf den digitalen bzw. sozialen Plattformen im Netz für ihre Arbeitgebermarke versiert unterwegs sind, um dort aktiv zu rekrutieren. HR-Fachkräfte mit zukunftsfähigen Begabungen aus beiden Feldern müssen entsprechend nachhaltig gebunden werden. Davon kann die Unternehmenskultur insgesamt nur profitieren.