Hybrid-Working –
Was Arbeitgeber beachten sollten

Die Corona-Pandemie hat dem Homeoffice und hybrid Working in Deutschland zum Durchbruch verholfen. Was als improvisierte vorübergehende Lösung begonnen hatte, entwickelte sich während der Pandemie zu einer echten Alternative zum Büroarbeitsplatz, auf die Mitarbeiter auch zukünftig nicht verzichten möchten. Selbst Arbeitgeber, die dem mobilen Arbeiten vor der Pandemie kritisch gegenüberstanden und eine Präsenzkultur pflegten, haben positive Erfahrungen gemacht und sind größtenteils bereit, Ihren Mitarbeiten zukünftig die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Andererseits wollen die meisten Arbeitgeber nicht ganz auf die Präsenz im Büro verzichten. Die Lösung dafür ist ein sogenanntes „Hybrid-Working“, das es Arbeitnehmern ermöglicht, eine bestimmte Anzahl an Tagen von zu Hause aus zu arbeiten, und sie verpflichtet, an den übrigen Tagen im Büro zu erscheinen.

Der Trend geht dahin, dass Arbeitgeber die Arbeit aus dem Homeoffice an zwei oder maximal drei Tagen in der Woche gestatten. Teilweise werden großzügigere Regelungen im Rahmen direkter Absprachen zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem ermöglicht. Uneinheitlich ist die Praxis bei der Frage, ob die Präsenztage im Büro vom Arbeitgeber festgelegt werden, beispielsweise um sicherzustellen, dass die Mitglieder eines Teams gleichzeitig anwesend sind, oder hierüber die Mitarbeiter weitgehend frei entscheiden können.

Arbeitgeber, die ein Hybrid Arbeiten ermöglichen wollen, sollten verschiedene Punkte im Blick behalten:

Arbeitsschutz

Bei der Arbeit aus dem Homeoffice sind während der Pandemie häufig arbeitsschutzrechtliche Fragen zu kurz gekommen, obwohl diese darüber entscheiden, ob Mitarbeitern ein Arbeiten aus dem Homeoffice überhaupt ermöglicht werden darf. Dafür reicht es nicht, dass Mitarbeiter Aufgaben haben, die sich auch außerhalb des betrieblichen Arbeitsplatzes erledigen lassen, sondern die Mitarbeiter müssen auch zuhause über einen Arbeitsplatz verfügen, der ein gesundes Arbeiten ermöglicht.

Die Überprüfung, ob arbeitsschutzrechtliche Vorgaben im Homeoffice eingehalten werden, ist naturgemäß schwierig. Zwar wird regelmäßig vertraglich ein Zutrittsrecht des Arbeitgebers vereinbart. Die Ausübung dieses Zutrittsrecht ist in der Praxis allerdings nicht praktikabel.

Einige Arbeitgeber versuchen arbeitsschutzrechtliche Verpflichtungen dadurch zu umgehen, dass sie Mitarbeitern die Tätigkeit aus einem sogenannten „Mobile Office“ erlauben. Der Gedanke dahinter ist: Wenn Mitarbeiter in der Wahl ihres Arbeitsortes frei sind und keinen Arbeitsplatz mehr innerhalb ihrer privaten Räumlichkeiten haben, fehlt es an einer Arbeitsstätte, für die eine arbeitsplatzbezogenen Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden müsste. In der Konsequenz bedeutet das allerdings auch, dass Mitarbeiter ihrer Arbeitsverpflichtung von überallaus nachkommen können, also beispielsweise aus dem Café, vom Strand oder aus der Ferienwohnung. Das geht den meisten Arbeitgebern zu weit, die mit der mobilen Arbeit die Erwartung verbinden, dass Mitarbeiter in ihren Räumlichkeiten einen festen Arbeitsplatz haben, der ein konzentriertes und effizientes Arbeiten ermöglicht.

Eine Alternative zur Besichtigung des Arbeitsplatzes in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber hat der Arbeitskreis „Zukunft der Arbeit“ der CDU/CSU-Bundestagsfraktion ins Spiel gebracht. In einem im Oktober letzten Jahres vorgelegten Entwurf eines Gesetzes zur Erleichterung mobiler Arbeit wird vorgeschlagen, dass der Arbeitsplatz zukünftig durch eine noch zu entwickelnde App für Smartphones auf unfallverhütende und belastungsmindernde Eigenschaften überprüft werden soll. Diese App soll auch Verhaltensempfehlungen zur Gesundhaltung geben. Noch ist das Zukunftsmusik. Bis zur Verabschiedung einer entsprechenden gesetzlichen Regelung und der Entwicklung einer solchen App werden sich Arbeitgeber anders behelfen müssen.

In der Praxis hat sich bewährt, dass Arbeitgeber wesentliche Punkte, die für ein gesundes Arbeiten wichtig sind, anhand einer Checkliste abfragen und ihre Mitarbeiter so gleichzeitig umfassend über die optimale Gestaltung des häuslichen Arbeitsplatzes informieren. In der Konsequenz bedeutet dies dann aber auch, dass nur den Mitarbeitern, die durch das Ausfüllen der Checkliste bestätigen, dass sie einen den Anforderungen des Gesundheitsschutzes entsprechenden Arbeitsplatz haben, die Arbeit aus dem Homeoffice gestattet werden darf.

Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes

Zum Arbeitsschutz gehört auch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes im Homeoffice. Idealerwiese stellt der Arbeitgeber dazu ein elektronisches System der Zeiterfassung zur Verfügung, dass eine genaue und verlässliche Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht. Noch ist das allerdings nicht verpflichtend und häufig auch nicht gewollt. Die Erfassung der Arbeitszeit und insbesondere etwaig geleisteter Überstunden kann statt dessen auf die Arbeitnehmer delegiert werden.

In der Zukunft wird sich das aller Voraussicht nach ändern, da der deutschen Gesetzgeber beim Arbeitszeitgesetz nachbessern muss. Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil von 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedsstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Dieser Verpflichtung ist der deutsche Gesetzgeber bislang nicht nachgekommen. Bis zu einer Änderung des Arbeitszeitgesetzes bleibt daher die bisherige Praxis, dass Arbeitnehmer lediglich etwaig geleistete Überstunden im Homeoffice notieren und ansonsten keine Arbeitszeit erfassen, zulässig.

Unabhängig von der Erfassung der Arbeitszeit sollten Arbeitgeber sicher stellen, dass Mitarbeiter bei der Arbeit aus dem Homeoffice zu bestimmten Zeiten erreichbar sind. Es empfiehlt sich daher, mit den Mitarbeitern konkrete Absprachen über die Lage der Arbeitszeit zu treffen. Meistens besteht die Erwartung, dass die Mitarbeiter zu den normalen Bürozeiten erreichbar sind und mithin die Arbeit aus dem Homeoffice keine Auswirkungen auf die Lage der Arbeitszeit hat. Klare Regelungen dazu schützen auch die Arbeitnehmer vor Überlastung, die bei der unausgesprochenen Erwartung der ständigen Erreichbarkeit im Homeoffice entstehen kann und zuweilen die Kehrseite einer allzu flexiblen Handhabung ist.

Auswirkungen auf den Büroarbeitsplatz

Die Einführung von Hybrid Working wird in vielen Unternehmen nicht ohne Auswirkungen auf den Büroarbeitsplatz bleiben. Warum sollten Arbeitgeber zukünftig für jeden einzelnen Mitarbeiter ein eigenes Büro oder zumindest einen festen Arbeitsplatz vorhalten, wenn Mitarbeiter diesen nicht mehr durchgehend nutzen?

Mitarbeiter haben zwar einen Anspruch auf einen Büroarbeitsplatz – es sei denn, dass im Arbeitsvertrag ausschließlich die Arbeit aus dem Homeoffice vereinbart wurde. Das bedeutet allerdings grundsätzlich nicht, dass sie Anspruch auf ein eigenes Büro oder einen festen Arbeitsplatz haben. Der Arbeitgeber hat daher die Möglichkeit, ein sogenanntes Desk Sharing Modell einzuführen, bei dem sich Arbeitnehmer Arbeitsplätze teilen. Dadurch können Büroflächen reduziert und Mietkosten eingespart werden. Aus Arbeitnehmersicht ist das eine Schattenseite der neu gewonnenen Flexibilität. Arbeitgeber sind hier gut beraten, mit Augenmaß zu verfahren, um den unterschiedlichen Präferenzen ihrer Mitarbeiter Rechnung zu tragen. Am Ende geht es beim mobilen Arbeiten doch darum, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Arbeitgeberattraktivität zu heben, und nicht in erster Linie um Kosteneinsparungen.

Beteiligungsrechte des Betriebsrates

Konkrete Regelungen in Form einer Betriebsvereinbarung sind erforderlich, wenn ein Betriebsrat besteht. Dessen Beteiligungsrechte sind bei der Einführung hybriden Arbeitens durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz gestärkt worden. § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG enthält ein neues Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit. Der Betriebsrat kann darüber zwar nicht die Einführung eines mobilen Arbeitens erzwingen. Bei der Ausgestaltung des mobilen Arbeitens und hybrider Modelle ist er allerdings umfassend zu beteiligen. An dem Abschluss einer Betriebsvereinbarung führt dann in der Praxis kein Weg vorbei. Dies gilt auch deshalb, weil in der Betriebsvereinbarung weitere wichtige Fragen, wie beispielsweise zur Gestaltung und Erfassung der Arbeitszeit und den Auswirkungen auf den Büroarbeitsplatz, zu regeln sind.

Beteiligung des Arbeitgebers an den Kosten des Homeoffice?

Ein Diskussionspunkt beim hybrid Working ist regelmäßig die Beteiligung des Arbeitgebers an den Kosten für Ausstattung und Unterhaltung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern weiterhin einen Büroarbeitsplatz zur Verfügung stellen und Mitarbeitern lediglich die Option einräumen, auf eigenen Wunsch von Zuhause aus zu arbeiten, müssen sich nicht an den Kosten des Homeoffice beteiligen. Sie können ihre Zustimmung zur Arbeit aus dem Homeoffice davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer auf eigene Kosten einen den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen genügenden Arbeitsplatz einrichtet. In diese Richtung geht auch die Praxis. Die meisten Unternehmen gewähren Mitarbeitern keinen Kostenzuschuss. In der Tat ist es schwer zu sehen, weshalb Arbeitnehmer, die durch die Möglichkeit mobilen Arbeitens bereits gegenüber Kollegen, die zwingend im Betrieb anwesend sein müssen, privilegiert sind, noch zusätzlich finanziell profitieren sollen.

Anders war und ist das für die Zeiten der Pandemie zu beurteilen, während derer Arbeitgeber ihrerseits von der Bereitschaft der Mitarbeiter zum mobilen Arbeiten profitierten. Ein Kostenzuschuss war und ist dann geboten, wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter anwiesen, aus dem Homeoffice zu arbeiten und ein Aufsuchen des Büroarbeitsplatzes nicht gestattet ist.

Eine andere Frage ist, ob nicht bei hybriden Arbeitsmodellen vom Arbeitgeber gewährte Benefits neu zu justieren sind. Beispielsweise werden Essensgutscheine für Arbeitnehmer, die vermehrt von Zuhause aus arbeiten, weniger interessant sein, als beispielsweise Einkaufsgutscheine, die online eingelöst werden können.

Insgesamt ist beim Hybrid Working vieles im Fluss. Arbeitgebern ist daher abschließend zu raten, Hybrid Working vertraglich sauber und so zu regeln, dass Anpassungen bis hin zu einer vollständigen Rückkehr in das Büro möglich bleiben.