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Hinführung
In der heutigen Zeit ist Digitalisierung kein Fremdwort mehr. Viele Unternehmen haben sich in den letzten Jahren dazu entschieden, ihre Marke und auch Produkte zu digitalisieren und über verschiedene Kommunikationskanäle zu vernetzen. Doch nur wenige haben sich auch an virtuelle Messen und Online-Events herangetraut. Das Jahr 2020 hat diesen Bereich durch die bedingte Corona-Krise jedoch revolutioniert: Virtuelle Messen sind ein stetig ansteigender Trend, der großen Andrang findet.
Was sind virtuelle Messen?
Prinzipiell ist eine virtuelle Messe ähnlich aufgebaut wie eine konventionelle Veranstaltung, nur dass sie nicht ortsgebunden ist und somit jeder von der Arbeit oder von zu Hause aus, die Messestände besuchen kann. Wie auch bei konventionellen Veranstaltungen sind virtuelle Messen häufig zeitlich begrenzt, damit ein gemeinsamer Informationsaustausch und die für Messen wichtige Interaktion stattfinden kann. Dazu können unter anderem verschiedene Online Live-Events stattfinden, wie Live Chat Days, Webinare oder interaktive Livestreams. Virtuelle Messen können aber auch für firmeninterne Informationsveranstaltungen oder virtuelle Partner-Events genutzt werden.
Als virtuelle Messehalle dienen oftmals Community-Plattformen, die verschiedene Funktionen vereinen. Ähnlich wie bei der Google-Maps Straßenbegehung können Besucher sich bei einigen Messen in Form von 3D-Avataren frei in der Halle bewegen und bei den verschiedenen Messeständen informieren. Die virtuellen Messestände bieten unter anderem Streaming-Möglichkeiten für Talkrunden, Keynotes und Produktvorführungen an.
Zudem werden auch Chatrooms zur Verfügung gestellt, in denen sich die Besucher der Messe austauschen können. Darüber hinaus vergeben die Veranstalter oft Giveaways in Form von Download-Bibliotheken, die exklusive eBooks, Whitepaper oder die Präsentationen der verschiedenen Vorträge beinhalten.
Doch nicht nur das Angebot muss passen, sondern auch die Planung spielt eine bedeutsame Rolle. Wie auch bei konventionellen Messen ist ein guter Zeitplan bei virtuellen Messen entscheidend, da viele Besucher sich aus Zeitgründen nur für einzelne Programmpunkte anmelden. Dabei wird Pünktlichkeit bei der Einhaltung der Zeiten vorausgesetzt, außerdem sind Pufferzeiten auf dem Programmplan besonders wichtig und von Vorteil.
Welche Events eignen sich für virtuelle Messen?
Neben zahlreichen Kundenevents im B2C-Bereich sowie unzähligen Branchenevents im B2B-Bereich finden auch immer mehr Job- und Azubimessen in digitaler Form statt. Prinzipiell kann also jede konventionelle Veranstaltung auch als virtuelle Messe stattfinden. So gilt auch digital der Grundsatz: Je kleiner die Anzahl der Beteiligten, desto einfacher ist die Umsetzung. Beispielsweise kann eine simple Vortragsreihe schnell zu einem Webinar umfunktioniert werden. Bei größeren Events gestaltet sich das etwas schwieriger. Mit mehr Teilnehmern auf den Messen wird auch die Umsetzung komplexer.
Sind virtuelle Messen eine Alternative zu konventionellen Veranstaltungen?
Virtuelle Messen erleben gerade einen starken Aufwärts-Trend und werden in Zukunft wohl immer mehr in unseren Alltag integriert werden. Sie liefern den gleichen Inhalt wie konventionelle Veranstaltungen und sind in vielerlei Hinsicht umweltfreundlicher und bequemer.
Doch auch konventionelle Veranstaltungen werden weiterhin eine entscheidende Rolle spielen, da einige wichtige Aspekte wie der persönliche Kontakt vor Ort und die Interaktion von Besucher und Veranstalter in virtuellen Messen nicht gegeben ist. Virtuelle Messen sollten also weniger eine Alternative, sondern viel mehr einen Zusatz zu konventionellen Veranstaltungen darstellen.
Mehrwert von virtuellen Messen
Virtuelle Messen erleben gerade deswegen so einen Aufschwung, weil sie durch ihre große Planungssicherheit während der aktuellen Lage einen erheblichen Nutzen für Unternehmen bringen. Daneben gibt es aber auch noch viele weitere Vorteile, die virtuelle Messen gegenüber konventionellen Veranstaltungen bieten:
Zum einen sind virtuelle Messen ortsunabhängig, sodass Besucher von jedem Standort der Welt an den Events teilnehmen können. Die einzige Voraussetzung dafür ist der Zugang zu einem Computer oder Smartphone/Tablet.
Außerdem bleiben Unternehmen mit virtuellen Messen sehr kosteneffizient, da sie sich sowohl die Standmiete und den Transport als auch die aufkommenden Personalkosten sowie den Auf- und Abbau des Messestandes sparen.
Durch die wegfallenden Transporte sowie Digitaldrucke und benötigte Baumaterialien für den Messestand ist eine virtuelle Messe auch gleichzeitig sehr umweltschonend.
Dadurch, dass virtuelle Messen online gestaltet werden, kann man auch sehr flexibel Änderungen von Grafiken, der Standgröße oder ähnlichem vornehmen. Unternehmen können auch kurzfristig auf Aktualisierungen von interaktiven Inhalten wie Vorträgen oder Videos reagieren.
Zusätzlich haben virtuelle Messen den großen Vorteil, dass das Nutzerverhalten der Besucher messbar ist und Kontaktdaten durch Anmeldung zu Vorträgen leicht gesammelt werden können. Die aufbereiteten Daten dienen vor allem dem Vertrieb für eine gezielte Nachakquise.
6 Schritte zur erfolgreichen virtuellen Messe
Damit man im Nachhinein von einer erfolgreichen Messe sprechen kann, ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld Gedanken über Aufbau und Ablauf des bevorstehenden Events zu machen. Vor allem in die Messeplanung sollte genügend Zeit investiert werden. Die folgenden 6 Schritte helfen dabei, eine virtuelle Messe erfolgreich umzusetzen:
1. Definition des Themas und des Messeziels
2. Organisation von Partnern
3. Festlegung des virtuellen Messe-Programms
4. Erstellung der Landingpage und Eventseite
5. Durchführung der virtuellen Messe
6. Kontrolle des virtuellen Messeerfolgs
Best Practice EXPO-IP
Die EXPO-IP, eine Plattform für virtuelle Messen hat sich im Laufe der letzten Jahre als DIE Anlaufstelle für virtuelle Online-Events etabliert und verfügt über ein großes Know-How in diesem Bereich. Von Branchen- und Jobmessen bis hin zu Spezial-Kongressen und Anbieter Shows ist die Nachfrage gedeckt. Sie liefert die Grundausstattung für viele diesjährig stattfindende Online-Events und bietet weitere Full-Service Dienstleistungen wie die Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Webinaren und Aufzeichnungen sowie die Erstellung des virtuellen Messestandes an.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.