Gastbeitrag: Zeiterfassung im Home Office – das sollten Sie jetzt beachten

Der Alltag vieler Unternehmen hat sich durch die Pandemie sehr stark verändert. Bereiche, die Anfang 2020 noch nicht digitalisiert waren, mussten sehr schnell nachziehen.

Ein Bereich, der sich ebenfalls schnell verändern musste, ist das Personalwesen. Laut einer Studie von Haufe zur Personalpolitik in der Corona-Krise sehen 71% der Befragten die Digitalisierung als große Chance der Krise. Sogar 76% sehen neue Arbeitsmodelle/ -organisation als positiven Aspekt der Krise.

Bisher war Remote Working in vielen mittelständischen Unternehmen eher eine Utopie als ein normaler Teil des Alltags. Das musste sich aufgrund der aktuellen Situation schlagartig ändern.

Viele fragen daher, welche Vorgaben trotz Home-Office beachtet werden müssen und wie teils aufwändige Prozesse vereinfacht werden können. Wir haben das Wichtigste zusammengefasst.

Wieso sollten Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen?

Das Thema “Zeiterfassung” hatte lange Zeit eine ziemlich negative Konnotation. Es wurde vor allem als Instrument der Überwachung und Kontrolle der Arbeitnehmer betrachtet. Dagegen hat die moderne Arbeitszeiterfassung heutzutage das Ziel, flexible Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle umsetzen zu können. Teilzeit, Vollzeit & Co., sowie eine individuelle Anzahl an Urlaubstagen gehören zum Standard. Jedoch stellt sich die Frage, wie all diese Modelle übersichtlich im Unternehmen implementiert werden können, ohne, dass die HR Manager von manuellen Aufgaben erschlagen werden.

Wie ist die Arbeitszeit im Home Office geregelt?

Generell sind die Rahmenbedingungen recht ähnlich zu denen im Büro. Laut Arbeitszeitgesetz sollten Mitarbeiter am Tag nicht mehr als acht Stunden arbeiten und mindestens 30 Minuten Pause am Tag machen, wenn sie mehr als 6 Stunden arbeiten und mindestens 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden.

Die Arbeitszeit der Mitarbeiter muss durch Arbeitszeiterfassungssysteme protokolliert werden. Ziel dieser Maßnahme ist die Gesundheit der Mitarbeiter durch entsprechende Ruhezeiten zu schützen.

Laut einer Studie, die kiwiHR 2020 mit 1.000 Arbeitnehmern in Deutschland und Frankreich durchgeführt hat, erfassen 68% der Befragten in Deutschland ihre Arbeitszeiten mit einer Stempeluhr oder einem Papierdokument. Spätestens seit der Home Office-Pflicht sind diese Systeme hinfällig. Vor allem Frauen haben sich für eine obligatorische Zeiterfassung ausgesprochen, da sie ihrer Meinung nach die Produktivität fördert und Konflikte vermeidet.

Welche Möglichkeiten gibt es für die Zeiterfassung?

  • Option 1: Die klassischen Methoden

Wie bereits erwähnt, können Arbeitszeiten mit einer Stempeluhr oder Papierdokumenten erfasst werden. Die Mitarbeiter müssen allerdings vor Ort sein, um diese nutzen zu können.

  • Option 2: Digitale Dokumente

Excel-Vorlagen sind ebenfalls in vielen Unternehmen verbreitet. 20% der Befragten in Deutschland haben diese Option für die Erfassung ihrer Arbeitszeit verwendet. Der Nachteil: solche Tabellen sind sehr intransparent, aufwendig und anfällig für Fehler. Außerdem gibt es keine direkte Schnittstelle zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, weswegen diese Tabellen oft in einem weiteren Schritt durch HR oder die Führungskraft genehmigt werden müssen.

  • Option 3: Zeiterfassung mit einer HR-Software

Mit einer HR-Software können Sie akkurat und von überall Arbeitszeiten eintragen. Eine Zeiterfassungs-Software hilft Ihnen außerdem dabei, die Anforderungen im Rahmen des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten und Zeit zu sparen.

Welche Vorteile hat die Zeiterfassung mit einer Software?

Gerade in der aktuellen Situation muss die Arbeitszeiterfassung ortsunabhängig sein und flexible Arbeitszeitmodelle unterstützen. Der große Vorteil einer Software besteht darin, dass Arbeitszeiten immer und überall erfasst werden können.

Mit Kontrolle hat dieses Modell nichts mehr zu tun und unterstützt eine offene und vertrauensvolle Unternehmenskultur, denn wenn  Mitarbeiter sich jederzeit per App als aktiv melden können, ist das ein Ausdruck von Vertrauen.

Durch eine Employee Self Service Funktion erhalten Mitarbeiter die nötige Transparenz und Kontrolle über ihre Daten, während HR-Manager sich dank der Zeitersparnis auf strategische Themen konzentrieren können – insgesamt also eine win-win Situation für beide Seiten.

Fazit:

Am Ende muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Lösung seinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Wer im Kampf um die besten Talente mithalten möchte, benötigt allerdings flexible Arbeitsformen. Wir haben gesehen, dass ortsunabhängige Zeiterfassung mit qualitativ hochwertigen Daten nur schwer mit analogen und digitalen Dokumenten zu bewerkstelligen ist.

Wer eine transparente und einfache Lösung sucht, sollte auf eine HR-Software wie kiwiHR umsteigen.

 

Neben flexiblen Arbeitszeitmodellen spielt auch die Mitarbeiterbindung für viele Unternehmen eine große Rolle im Home-Office. Hierzu können Benefits wie der Sachbezug beitragen. Bei Interesse finden Sie hier auf der Seite viele tolle Produkte und können Kontakt zu den Belohnungsexperten von BONAGO aufnehmen.  

 

Quellen:

https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html

https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html#:~:text=Arbeitszeitgesetz%20(ArbZG),neun%20Stunden%20insgesamt%20zu%20unterbrechen.

https://www.haufe.de/personal/hr-management/studie-zu-personalpolitik-in-der-corona-krise_80_513850.html

https://kiwihr.com/de/blog/umfrage-arbeitszeiten-in-deutschland-und-frankreich

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