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In Zeiten von Homeoffice, Remote Work und digitalem Arbeiten ist eine stabile Internetverbindung mehr als nur Komfort. Sie ist Voraussetzung für Produktivität und Zusammenarbeit. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern hier unter die Arme greifen, können das nicht nur mitarbeiterfreundlich, sondern auch steuerlich attraktiv gestalten.
Dabei gibt es zwei zentrale Wege: den Internetzuschuss und die Internetpauschale. Beide lassen sich über moderne Plattformlösungen unbürokratisch umsetzen und bieten individuelle Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Doch wo liegt der Unterschied?
Sowohl Internetzuschuss als auch Internetpauschale dienen dazu, Mitarbeiter bei ihren Internetkosten zu unterstützen – besonders, wenn sie regelmäßig im Homeoffice oder mobil arbeiten. Doch sie unterscheiden sich in steuerlicher Behandlung, Aufwand und Anwendungsbereich deutlich.
Der Internetzuschuss – flexibel und 100 Prozent steuerfrei mit Beleg
Der Internetzuschuss, basierend auf § 3 Nr. 45 EstG, zählt zu den sogenannten Sachzuwendungen und ermöglicht es Arbeitgebern, bis zu 100 Prozent der nachweisbaren Internetkosten ihrer Mitarbeiter steuerfrei zu erstatten. Damit bietet er Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre Mitarbeiter gezielt zu unterstützen, ohne dass zusätzliche Steuerabgaben anfallen.
Was wird bezuschusst?
Bezuschusst werden laufende Kosten für private oder gemischt genutzte Internetverträge, sofern diese auch beruflich eingesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise die monatlichen Gebühren für DSL-, Kabel- oder Glasfaseranschlüsse, aber auch Mobilfunk-Datenpakete. Besonders relevant ist der Zuschuss für Mitarbeiter im Homeoffice, im Außendienst oder in Berufen, in denen digitale Services wie Cloud-Anwendungen, Videokonferenzen oder große Datenübertragungen zum Arbeitsalltag gehören. Auch hybride Arbeitsmodelle profitieren davon, da die berufliche Internetnutzung mittlerweile in nahezu allen Branchen zunimmt.
So funktioniert der Internetzuschuss
Die Abwicklung ist unkompliziert: Mitarbeiter laden drei aufeinanderfolgenden Monatsrechnungen ihres Internetanbieters sowie eine jährliche Bestätigung über die fortlaufende Nutzung in eine App oder Webplattform hoch. Das System prüft automatisch die Belege, bereitet sie für die Lohnbuchhaltung auf und sorgt für eine korrekte Auszahlung. Die Belegprüfung wird einmal jährlich wiederholt, sodass der Zuschuss dauerhaft auf einer rechtssicheren Grundlage steht. Dank der vollständigen Digitalisierung entfallen Papierdokumente, manuelle Prüfungen und aufwendige Abstimmungen.
Vorteile des Internetzuschusses
- Steuerfreiheit: Bei Vorlage der Belege bleibt der Zuschuss für Mitarbeiter vollständig steuerfrei
- Flexibilität: Der Betrag kann individuell an die tatsächlichen Kosten angepasst werden – ideal bei besonders hohen Internetgebühren oder wechselnden Tarifen
- Attraktivität: Eine zeitgemäße Zusatzleistung, die den steigenden Datenbedarf moderner Arbeitsplätze berücksichtigt
Wichtig: Der Internetzuschuss nach § 3 Nr. 45 EstG darf nicht mit der Internetpauschale gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG verwechselt werden, die andere steuerliche Rahmenbedingungen hat.
Die Internetpauschale – unkompliziert und pauschal bis 600 Euro pro Jahr
Wer es noch einfacher mag, nutzt die Internetpauschale: Sie ermöglicht es Unternehmen, ihren Mitarbeitern monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei als Zuschuss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ über ihre Gehaltsabrechnung zu zahlen – ohne Belegpflicht. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet § 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG. Über ein Jahr hinweg ergibt sich so ein Betrag von maximal 600 Euro.
Was wird bezuschusst?
Die Internetpauschale deckt sowohl laufende Kosten als auch einmalige internetbezogene Anschaffungen im Rahmen der privaten Nutzung ab. Dazu gehören klassische monatliche Gebühren für Internetanschlüsse wie DSL, Kabel, Glasfaser, Mobilfunk-Datenvolumen ebenso wie einmalige Ausgaben, etwa für die Anschaffung eines Routers, die Einrichtung eines Anschlusses oder die Aktivierungsgebühr beim Provider.
So funktioniert die Internetpauschale
Die Handhabung ist denkbar einfach: Voraussetzung ist lediglich eine jährliche schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers, dass ihm im Rahmen seiner privaten Internetnutzung Kosten entstehen. Aufwendige Belegsammlungen oder Prüfungen entfallen komplett. Ob monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei als Zuschuss ausgezahlt oder pauschal als Jahresbetrag bis 600 Euro – das bestimmt der Arbeitgeber. Die Auszahlung erfolgt pauschal versteuert mit 25 Prozent, sodass keine zusätzlichen Sozialabgaben anfallen.
Vorteile der Internetpauschale
- Ohne Nachweispflicht: Weder für Arbeitnehmer noch für Arbeitgeber sind Nachweise über einzelne Rechnungen erforderlich
- Klar definierter Steuerrahmen: Die Pauschale ist eindeutig geregelt, was Planungssicherheit schafft (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG)
- Einfache Umsetzung: Einmal jährliche Bestätigung genügt – ideal für Unternehmen, die Verwaltungskosten gering halten möchten
Übersicht: Internetzuschuss vs. Internetpauschale
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Die Vorteile von Internetzuschuss und Internetpauschale auf einen Blick
Für Arbeitnehmer
- Finanzielle Entlastung im Alltag: Sowohl Internetzuschuss als auch Internetpauschale helfen dabei, die Kosten für Internetanschluss oder Datenvolumen zu senken – ganz ohne steuerliche Nachteile. Mitarbeiter können sich auf diese Weise einen leistungsstärkeren Tarif oder zusätzliche Flatrates leisten.
- Bessere Work-Life-Balance: Durch die verbesserte digitale Ausstattung wird flexibles Arbeiten von zu Hause erleichtert. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit eigenverantwortlicher gestalten, Pendelzeiten vermeiden und Beruf und Familie besser miteinander verbinden.
- Mehr Produktivität und Stabilität im Homeoffice: Eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung ist essenziell für reibungslose Videokonferenzen, Cloud-Zugriffe oder virtuelle Zusammenarbeit und damit für eine effiziente Arbeitsweise im Homeoffice oder unterwegs.
- Wertschätzung durch den Arbeitgeber: Der steuerfreie Zuschuss oder die Pauschale signalisiert den Mitarbeitern, dass ihre Bedürfnisse ernst genommen werden. Das fördert Vertrauen, Motivation und langfristige Bindung an das Unternehmen.
Für Arbeitgeber
- Stärkung des Employer Branding: Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern moderne, steuerfreie Zusatzleistungen wie den Internetzuschuss oder die Internetpauschale anbieten, positionieren sich als zukunftsorientiertes und mitarbeiterfreundliches Unternehmen – ein klarer Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.
- Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle: Die finanzielle Förderung einer funktionierenden Internetverbindung schafft die Grundlage für flexible Arbeitsplatzkonzepte, von mobilem Arbeiten bis hin zu dauerhaftem Homeoffice.
- Reduktion betrieblicher Infrastrukturkosten: Je mehr Mitarbeiter digital und ortsunabhängig arbeiten, desto geringer fällt der Bedarf an Büroflächen, Parkplätzen oder Kantinennutzung aus. Ein zusätzlicher wirtschaftlicher Nutzen für das Unternehmen.
- Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Weniger Pendelverkehr bedeutet weniger Emissionen. Mit einer funktionierenden Homeoffice-Infrastruktur leisten Unternehmen indirekt auch einen Beitrag zum Umweltschutz und zur Senkung des CO2-Ausstoßes.
Fazit: Welches Modell passt besser?
Sowohl der Internetzuschuss als auch die Internetpauschale haben sich in der Praxis bewährt und leisten einen echten Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit, Kosteneffizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
Es muss kein entweder oder sein: Internetzuschuss und Internetpauschale lassen sich auch ergänzend einsetzen. Während die Pauschale einfach und schnell nutzbar ist, eignet sich der Zuschuss bei höheren oder individuell schwankenden Internetkosten.
Durch die Nutzung intelligenter Plattformlösungen werden beide Modelle nicht nur steuerlich, sondern auch organisatorisch höchst effizient. Ohne Belastung für die IT oder den administrativen Aufwand in der Personalabteilung.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.