Inhaltsverzeichnis
Klicken Sie auf einen der Punkte, um direkt zu dem
entsprechenden Abschnitt zu springen.
Der Fachkräftemangel, die zunehmende Bedeutung von Familienfreundlichkeit sowie steigende Betreuungskosten stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Eine gezielte Maßnahme, um Mitarbeiter zu entlasten und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, ist der Kita-Zuschuss. Diese steuerfreie Zusatzleistung hilft Unternehmen, gezielt auf die Bedürfnisse berufstätiger Eltern einzugehen – ohne Mehraufwand bei der Lohnabrechnung.
Was ist ein Kita-Zuschuss?
Ein Kita-Zuschuss – auch als Kindergarten-Zuschuss oder Zuschuss zur Kinderbetreuung bekannt – ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, durch die Mitarbeiter mit nicht schulpflichtigen Kindern entlastet werden können. Arbeitgeber können gemäß §3 Nr. 33 EStG die tatsächlichen Betreuungskosten für Kindertagesstätten, Krippen, Horte oder Tagesmütter steuer- und sozialversicherungsfrei übernehmen – unter Erfüllung bestimmter Voraussetzungen. Entscheidend ist, dass der Zuschuss zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt wird.
Für welche Kinderbetreuungskosten wird der Zuschuss gewährt?
Es spielt keine Rolle, ob die Unterbringung und Betreuung von Kindern in betrieblichen oder in außerbetrieblichen Kindergärten stattfindet. Der steuerfreie Kita-Zuschuss kann für viele Formen der frühkindlichen Betreuung verwendet werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Kindertageseinrichtungen (Kita, Krippe, (Schul-)Kindergarten).
- Horte und vergleichbare Einrichtungen.
- Tagesmütter oder -väter.
- betriebliche Betreuungsmöglichkeiten.
- Unterbringungs- und Verpflegungskosten während der Betreuung.
Nicht begünstigt sind hingegen Schulunterricht, Nachhilfe, Freizeitaktivitäten oder der Transport zur Einrichtung.
Die Voraussetzungen für den Kita-Zuschuss vom Arbeitgeber
Der Kita-Zuschuss wird nach § 3 Nr. 33 EStG (R 3.33/S 2342) als steuerfreie Arbeitgeberleistung definiert.
Bezugsberechtigung: Grundsätzlich können alle Mitarbeiter, die nicht schulpflichtige Kinder haben, von dem Benefit profitieren. Die Vorgabe: Kinder dürfen das sechste Lebensjahr noch nicht vollendet oder im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr erst nach dem 30. Juni vollendet haben. Als schulpflichtig gelten Kinder dann, wenn sie vorzeitig eingeschult werden oder im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr vor dem 1. Juli vollendet haben.
Steuerliche Rahmenbedingungen: Voraussetzung ist außerdem, dass es sich bei dem Kita-Zuschuss um eine Leistung handelt, die zusätzlich zum Gehalt und gänzlich sozial- und steuerversicherungsfrei erbracht wird. Sie kann also nicht als klassische Entgeltumwandlung erfolgen. Arbeitgeber profitieren ihrerseits jedoch von einer Senkung der Steuerlast, denn die Beiträge zur Betreuung sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Nachweispflichten: Damit die Steuerfreiheit anerkannt wird, müssen die Betreuungskosten durch Originalbelege nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Nachweise zu prüfen und ordnungsgemäß aufzubewahren, beispielsweise in der Personalakte oder digital im Lohnsystem. Die Finanzverwaltung kann diese Unterlagen im Rahmen einer Prüfung anfordern. Ein Zuschuss ohne Beleg oder ohne klare Zweckbindung kann nachträglich als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet werden, was zu Nachforderungen führt. Ein strukturiertes Verfahren zur Belegprüfung und -archivierung ist daher empfehlenswert.
Zuschusshöhe: Der Kita-Zuschuss selbst unterliegt keinen Obergrenzen. Der Arbeitgeber kann selbst festlegen, in welchem Umfang und in welchem Turnus er das entsprechende Budget verfügbar macht. Zu beachten ist, dass nur die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Kita-Betreuung steuerfrei gezahlt werden können. Die Zuschusshöhe sollte die tatsächlichen Kosten für die Betreuung also nicht überschreiten, denn dann wären sie sofort lohnsteuerpflichtig.
Arbeitgeberunabhängige Anspruchsregelung: Auch wenn der betreuende Elternteil nicht selbst Mitarbeiter des Unternehmens ist, kann der Kita-Zuschuss steuerfrei gewährt werden – etwa, wenn ein Elternteil die Kosten übernimmt und der andere den Zuschuss vom Arbeitgeber erhält. Wichtig ist lediglich, dass tatsächliche Betreuungskosten angefallen sind.
Die Vorteile eines Kita-Zuschusses vom Arbeitgeber
Der Kita-Zuschuss gehört zu den effektivsten und einfachsten steuerfreien Benefits, die Arbeitgeber anbieten können. Firmen ziehen daraus mehrere Vorteile:
- Arbeitgeberattraktivität: Unternehmen, die familienfreundlich sind, haben einen Vorteil, besonders im Wettbewerb um talentierte Fachkräfte.
- Steuerliche Vorteile: Der Zuschuss ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
- Positive Auswirkung auf die Mitarbeiterbindung: Berufstätige Eltern fühlen sich unterstützt und bleiben häufig länger im Unternehmen.
- Möglichkeit der Kombination mit anderen Leistungen: Der Zuschuss für die Kita kann zusammen mit weiteren Benefits wie einem Essenszuschuss oder einem Mobilitätsbudget bereitgestellt werden.
So setzen Unternehmen den Kita-Zuschuss praktisch um
Um den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren, bietet sich hierfür eine Portallösung an.
- Richtlinien definieren: Legen Sie intern fest, unter welchen Bedingungen der Zuschuss gewährt wird (z. B. Monats- oder Jahresbudget, Höchstbetrag, Anspruchszeitraum).
- Transparente Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wer berechtigt ist und wie der Zuschuss beantragt werden kann.
- Belegprüfung und Auszahlung: Mitarbeiter reichen monatlich oder jährlich Nachweise in Papierform per Scan oder Fotoupload über das Portal ein. In einem vollautomatisierten Prozess werden alle Angaben überprüft und die entsprechenden Zuschüsse mit der nächsten Gehaltszahlung freigegeben.
- Dokumentation und Archivierung: Die Belege werden sicher archiviert, idealerweise digital, und können bei Bedarf vorgelegt werden.
Der Kita-Zuschuss in fünf überzeugenden Argumenten
- Ein Kindergarten-Zuschuss lässt sich vom Arbeitgeber steuerfrei gestalten, sofern er für nicht-schulpflichtige Kinder bis sechs Jahre geplant ist. Über die betrieblichen Mehrausgaben kann das Unternehmen von einer Steuersenkung profitieren.
- Familien haben mit einer besseren finanziellen Ausstattung die Chance, hochwertige und leider oft auch teurere Kindergärten zu finden, die sich noch in der Nähe ihrer Wohnung oder ihres Arbeitsplatzes befinden.
- Mit einer deutlichen Entlastung des Familienbudgets gewinnen Mitarbeiter monatlich mehr Gestaltungsfreiraum, sehr zum Wohl ihrer Work-Life-Balance und der familiären Freizeitgestaltung mit ihren Kindern.
- Der Zuschuss ist auch ein effektives Mittel, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und mehr berufstätige Eltern in eine dauerhafte Vollbeschäftigung zu bringen.
- Einrichtung, Management und Abwicklung solcher Gehaltszusatzleistung sind heute ohne nennenswerte Aufwände für die Personalabteilung möglich. Innovative Technologien und Portallösungen rund um Mitarbeiter-Benefits vereinfachen und automatisieren die Abwicklung der Belegprozesse und die Verrechnung mit Lohnkonten.
Fazit: Mit dem Kita-Zuschuss berufstätige Eltern entlasten
Mit dem Kindergartenzuschuss nach §3 Nr. 33 EStG bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen echten Mehrwert. Das Plus im Haushaltsbudget erweitert das Betreuungsspektrum der Kinder für die Eltern enorm. Angesichts des akuten Mangels an Kita-Plätzen in Deutschland können sie aufatmen – und bei Bedarf auch etwas teurere und hochwertigere Alternativen in ihrer Wohn- oder Arbeitsumgebung für ihre Kinder in Betracht ziehen. Es entspannt ungemein, wenn sie wissen: Ihr Kind ist stets in professionellen Händen, während sie ihre Karriere ohne Einschränkung dank des Kita-Zuschusses weiter vorantreiben können. Und sie selbst müssen vielleicht auch nicht mehr wer-weiß-wohin fahren, um ihr Kind halbwegs angemessen unterbringen zu können.
Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
Obstkorb und Freigetränke waren gestern. Heute legen Arbeitnehmer Wert auf Benefits, die einfach besser zu ihren jeweiligen Lebensumständen passen und ihre persönlichen Wünsche erfüllen. Unsere Lösungen bieten Ihnen ideale Möglichkeiten, den Einsatz und das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit flexibel festlegbaren Maßnahmen individuell zu würdigen. Setzen Sie dazu den Kita-Zuschuss und andere Benefits aus unserem Multi-Flex-Ben-Portal ein: wahlweise als regelmäßige Zusatzleistung, aktionsbasiert zur Incentivierung von besonderen Leistungen und Lebensereignissen oder „einfach so“ als Motivationsspritze zwischendurch. Entdecken Sie auf unserem Portal noch weitere familienfreundliche Lösungen wie die Erholungsbeihilfe, den Essens-Zuschuss und das Auto Abo. Damit können Sie Ihr Benefit-Angebot jederzeit flexibel verändern und weiter ausbauen.
AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.