Mitarbeitergutscheine steuerfrei nutzen: Alles Wissenswerte

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Mitarbeitergutscheine steuerfrei nutzen: Alles Wissenswerte

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Mitarbeitergutscheine steuerfrei nutzen

Personaler schätzen Mitarbeitergutscheine

Neben angemessenen Gehaltsleistungen, flexibleren Arbeitszeiten und einer offenen Führungskultur setzen Unternehmen auf attraktive Anreize und Mehrwerte, um im Wettbewerb um Arbeitskräfte bestehen zu können. Sachprämien verlieren dabei zunehmend ihren Stellenwert als Belohnungsmaßnahme im Personalmarketing, wie die Belohnungsstudie ergab, für die über 2400 HR-Verantwortliche befragt wurden.

Seit der initialen Entwicklung durch die Hochschule Fresenius im Jahr 2015, werden im Rahmen der Studie jährlich Geschäftsführer sowie Personal- und Employer Branding-Verantwortliche zu Ihren eingesetzten und geplanten Maßnahmen befragt. Mitarbeitergutscheine als Sachbezüge steigen hierbei im Ranking der Incentives stetig auf. Als hochflexible und steuerfreie Sachbezüge bzw. Sachzuwendungen werden sie im Recruiting und zur Mitarbeiterbindung immer öfter eingesetzt und bieten dazu eine perfekte Ergänzung zum Arbeitslohn.

Besonders für Betriebe ohne große HR-Abteilungen gestalten sich Boni und Prämien als zu kompliziert im Handling. Oft fehlt es den Geldprämien auch an einer langfristigen Wirkung, da das Geld meist für alltägliche Ausgaben genutzt wird. Dagegen werden Gutscheine viel stärker als etwas Besonderes wahrgenommen – als „Trophäen“ mit Erinnerungswert, mit denen persönliche Konsum- oder Erlebniswünsche realisiert werden können.

Gutscheine sorgen für ein Plus an Motivation und Engagement. Die Produktivität steigt insgesamt, während die Fluktuation sinkt. Wo leistungsbereite, hoch motivierte und zufriedene Mitarbeiter keinen Grund mehr zum Wechseln haben, fallen in der Personalabteilung weniger Recruiting-Kosten an. Nach außen wird das Image der Arbeitgebermarke gestärkt, wenn Bewerber über die positive Unternehmenskultur sprechen oder Mitarbeiter ihren Arbeitgeber freiwillig im Bekanntenkreis weiterempfehlen und zudem ihrem Unternehmen länger treu bleiben.

 

blonde Frau mit einem Kaffeebecher

Gutscheine sind für Unternehmen und Mitarbeiter steuerfrei

Gutscheine als steuerfreie Sachbezüge bieten mehr Flexibilität, sowohl für Unternehmen als auch für deren Mitarbeiter. Ein Mitarbeitergutschein ist steuer- bzw. sozialversicherungspflichtig. Sie sind einfacher zu verwalten und können mal leistungsabhängig, mal anlassbezogen oder auch als Motivationsanstoß zwischendurch ausgegeben werden. Shopping, Tanken, Essen gehen oder Reisen: Vielerlei individuelle Wünsche lassen sich mit den steuerfreien Mitarbeitergutscheinen realisieren, auf die sich Beträge aufbuchen lassen und die bei diversen attraktiven Gutscheinpartnern und Akzeptanzstellen eingesetzt werden kann. Hierbei übersteigt die angemutete Wertigkeit die einer Flasche Wein oder eines Blumenstrauß deutlich. Obendrein ergibt sich eine deutliche Zeiteinsparung für die Personalabteilung, die sich den Prozess der individuellen Geschenkfindung erspart. Auch kann ein Gutschein fürs Kino mit einem SnackBON für Popcorn und Getränke oder ein Tankgutschein vom Arbeitgeber verschenkt werden. Mit einem universell nutzbaren Gutschein, wie unserem MitarbeiterBON hingegen, hat der Mitarbeiter freie Auswahl aus einer riesigen Palette an Partnern. Ob nun Kinogutschein oder Universalgutschein, ist es immer eine gute Botschaft dem Mitarbeiter mit einem Geschenk Danke zu sagen.

Mitarbeitergutscheine: Team lächelt in Kamera
Mitarbeitergutscheine: Team lächelt in Kamera

Mitarbeitergutscheine als Plus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Gutscheine gelten als Sachbezüge/Sachzuwendungen und sind damit bis zu der Freigrenze von 50 EUR (seit dem 01.01.2022) pro Monat je Mitarbeiter abgaben- und steuerfrei. Bei einer regelmäßigen monatlichen Incentivierung sind das bis zu 600 Euro (seit 01.01.2022) pro Jahr, die das Unternehmen einsetzen kann. Anlassbezogen können außerdem dreimal jährlich bis zu 60 Euro je Mitarbeiter geschenkt werden, beispielsweise bei einer Hochzeit, der Geburt eines Kindes oder zum Betriebsjubiläum.

Bei einer geplanten kontinuierlichen Zugabe zum Gehalt bietet sich ein wiederaufladbarer Gutschein oder eine Geldkarte als Sachbezug an. Damit lassen sich Beiträge kumulieren und über das Jahr Summen für größere persönliche Wünsche einsetzen. Einzelgutscheine mit fixen Beträgen eignen sich dazu, Mitarbeiter eher spontan oder punktuell zu belohnen. Ansätze dafür können besondere Leistungen und Errungenschaften, ein soziales Engagement oder auch saisonale Highlights wie Ostern und Weihnachten sein.

Durch die Gewährung von Anerkennung und Wertschätzung erweisen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur Gutes auf der Arbeit, sondern vermitteln auch, dass sie sich bei Ihnen gut aufgehoben fühlen und auf Dankbarkeit stoßen. Die Folge davon ist ein spürbarer Anstieg der Motivation für das gesamte Team.

Mitarbeitergutscheine: Team lächelt in Kamera
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Drei Beispiele, wie Unternehmen Gutscheine steuerfrei nutzen können

Firma 1: das Beratungsunternehmen

Beispiel 1: Ein mittelständisches Beratungsunternehmen findet über konsequentes Hochschulmarketing und Bewerbermessen meist problemlos Nachwuchskräfte. Dennoch muss es feststellen, dass etliche der Junioren nach zwei bis drei Jahren wieder kündigen. Für das Beratungsunternehmen bedeutet dies, dass sein Investment als Arbeitgeber in Aus- und Weiterbildungen mit dem Abfluss des Fachwissens verloren und sehr teuer ist. Es nutzt daher Gutscheinkarten, um Nachwuchskräften einen besonderen Mehrwert zu bieten. Die steuerfreien Gutscheinkarten werden in den ersten fünf Jahren der Betriebszugehörigkeit jeden Monat mit 50 Euro (seit 01.01.2022) aufgeladen. Der Mitarbeiter erhält damit eine Zugabe zum monatlichen Arbeitslohn, die er für ganz persönliche Wünsche und Bedürfnisse einlösen kann. Im Laufe des Jahres kommen so stattliche Summen beim Lohn zustande. Bereits ein Jahr nach Einführung dieser Incentives ließ sich die Fluktuationsrate merklich senken.

Firma 2: der Klinikverbund

Ein Klinikverbund mit mehreren tausend Mitarbeitern hat eine Ausfallquote von über sieben Prozent im Pflegebereich. Diese meist kurzfristigen Fälle können oft nicht adäquat auf dieser Art und Weise kompensiert werden. Eine interne Arbeitsgruppe erarbeitet deshalb ein Vergütungssystem, das mit finanziellen Anreizen Wertschätzung für ein zusätzliches Engagement von Mitarbeitern oder Angestellte ausdrückt und ihnen Flexibilität in der Einlösung von Benefits als Dankeschön bietet. Für ihre zusätzlich geleisteten Stunden können die Arbeitnehmer zwischen einer konkreten Vergütung sowie einem Guthaben auf einem Zeitwertkonto oder einem Gleitzeitkonto wählen. Bei jeder sechsten Vertretung für einen ausgefallenen Kollegen erhalten sie zudem eine Prämie, die ebenfalls frei wählbar ist. Mit dem Arbeitslohn können sie sich 120 Euro brutto auszahlen oder ein entsprechendes Guthaben auf ihr Zeitwertkonto buchen lassen. Alternativ erhalten sie 90 Euro netto – abgaben- und steuerfrei – als Beitrag auf eine persönliche Mitarbeitergutscheinkarte für die besondere Leistung. Das System ist bis heute erfolgreich im Einsatz. Besonders die freie Wahl zwischen Zeitwert- und Gleitzeitkonto oder einer Auszahlung stößt bei den Klinikangestellten auf positive Resonanz.

Firma 3: der Automobilzulieferer

Ein mittelständischer Zulieferer der Automobilbranche installiert für drei Jahre ein Strategieprogramm zur Sicherung seiner langfristigen Wettbewerbsfähigkeit. Jeder Mitarbeiter im Betrieb ist angehalten, daran teilzunehmen, damit ein Erfolg gewährleistet ist. In interdisziplinären Projektgruppen müssen die Arbeitnehmer verschiedene Aufgaben und Ziele meistern und gleichzeitig die Kosten-Nutzen-Effizienz optimieren. Damit die Motivation bei diesen anspruchsvollen Projekten nicht auf der Strecke bleibt, möchte der Arbeitgeber das Engagement einzelner Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum fördern und erfolgreiche Meilensteine im Projektteam belohnen. Es nutzt dazu steuerfreie Gutscheine mit Sammel- und Aufladefunktion, auf die sich Beiträge regelmäßig aufbuchen lassen. Die persönliche Übergabe der Gutscheinkarten durch Führungskraft und Teamleitung trägt auch dazu bei, die Beziehung zu ihnen zu verbessern.

Mitarbeitergutscheine: Team lächelt in Kamera
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Lösung Mitarbeiterbelohnung für die Praxis

Zunehmender Wettbewerbsdruck über nahezu alle Branchen hinweg schlägt sich direkt in steigender Arbeitsbelastung für Arbeitnehmer nieder. Auf der einen Seite erlebt der Wert von Freizeit und Urlaub eine überproportionale Preisanpassung, wodurch für den Mitarbeiter die Herausforderung entsteht, auf dieser Seite seinen Nutzen zu maximieren. Die Erwartungen an Arbeitgeber, Personalentscheider und HR-Abteilungen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung werden ebenfalls größer. Das Gesundheitsmanagement soll zum einen flexibel reagieren können, zum anderen langfristig die Belastbarkeit der Mitarbeiter sicherstellen. Wer hier die passenden Instrumente wie beispielsweise steuerfreie Gutscheine oder andere Sachzuwendungen zur Hand hat, profitiert von positiven Effekten für die Arbeitgebermarke, von einer Reduktion der Ausfallzeiten sowie einer deutlichen Steigerung der Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen.

Die ErholungsCARD setzt genau an dieser Stelle an und ermöglicht eine rechtskonforme Umsetzung der sogenannten Erholungsbeihilfe – steuerlich optimiert für Arbeitgeber (Ausgabenreduktion durch Pauschalversteuerung) und Arbeitnehmer (brutto=netto). Die personalisierbare und individualisierbare Gutscheinkarte funktioniert als Alternative zum Urlaubsgeld oder auch als zusätzlicher Benefit für den Mitarbeiter. Als Freigrenze sind hierbei 156 EUR und mehr pro Mitarbeiter jährlich möglich.

Hier gehts zur ErholungsCARD.

Mitarbeitergutscheine: Team lächelt in Kamera
Mitarbeitergutscheine: Team lächelt in Kamera

Häufig gestellte Fragen (FAQs)
zu steuerfreien Mitarbeitergutscheinen

Was ist ein Sachbezug und wie können Mitarbeitergutscheine steuerfrei genutzt werden?

Gibt es eine Freigrenze für steuerfreie Mitarbeitergutscheine?

Welche Arten von Mitarbeitergutscheinen sind steuerlich begünstigt?

Wie funktioniert die steuerliche Behandlung von Mitarbeitergutscheinen?

Welche Vorteile bietet die Nutzung von steuerfreien Mitarbeitergutscheinen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit Mitarbeitergutscheine als steuerfreie Sachzuwendungen gelten?

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Mitarbeitergutscheine steuerfrei nutzen

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AutorIn:

Anna Becker

Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.