Jahresgespräche: Motivation ist alles!

Effektive Mitarbeitergespräche: Leistungsbewertung, Entwicklung und Gehaltsverhandlungen

Wenn zum Ende des Jahres in vielen Unternehmen Mitarbeitergespräche anstehen, geht es darum, aus der Adlerperspektive auf Geleistetes zu schauen: Führungskräfte sollen dabei die Leistungen ihrer Mitarbeiter angemessen bewerten und einen Ausblick auf neue Aufgaben und individuelle Entwicklungschancen geben. In Zielvereinbarungen für das kommende Jahr werden die besprochenen Punkte schließlich festgelegt.

Solche Gespräche müssen, auch mit Blick auf Gehaltsverhandlungen, sehr gut vorbereitet sein und sensibel und vertrauensvoll gehandhabt werden: Zum einen soll der Vorgesetzte Leistungen möglichst fair bewerten und gegebenenfalls Kritik üben. Zum anderen sollte der Mitarbeiter gut motiviert daraus hervorgehen und der weiteren Zusammenarbeit mit Chef und Kollegen positiv entgegensehen. Oft werden auch Gehaltsgespräche geführt und Boni ausgehandelt. Folgende Punkte gilt es besonders zu beachten:

1. Vorbereitung

Wer sich nicht gut vorbereitet, drückt fehlende Wertschätzung aus und kann es genauso gut auch sein lassen. Das gilt für beide Seiten! Hilfreich ist daher auch ein vorgefertigter Gesprächsleitfaden, den beide vorab ausfüllen und im Gespräch heranziehen können.

2. Gesprächsatmosphäre

Das Gespräch benötigt eine ruhige und vertrauliche Atmosphäre. Es sollte in einem geschlossenen Raum stattfinden und keinerlei Störung von außen erleben. Beide Parteien müssen sich für diese Zeit entsprechend aus ihrem Arbeitsalltag „abmelden“.

3. Einschätzung des Mitarbeiters

Zielführend sind Fragen der Führungskraft wie: Was ist im zurückliegenden Jahr aus Ihrer Sicht gut gelaufen, was eher nicht? Welche Ziele wurden erreicht, welche vielleicht übertroffen? Welche Erwartungen an das Team und den Mitarbeiter hat das Unternehmen für das nächste Jahr? Was meinen Sie, können Sie persönlich tun, um besser zu werden?

4. Einschätzung der Führungskraft

Der Vorgesetzte sollte spiegeln, wie er den Mitarbeiter übers Jahr erlebt hat und was das Team signalisiert. Er sollte ihm aufzeigen, wo die Stärken liegen und wo noch Verbesserungspotenzial ist. Auch sein Beitrag ist wichtig: Was kann ich persönlich tun, um Sie bei Ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen?

Die Führungskraft sollte fair spiegeln, was sie wahrgenommen hat und was sie strategisch plant, damit der Mitarbeiter künftige Entscheidungen versteht und mittragen kann. Umgekehrt sollte der Mitarbeiter auch eine Chance haben, seinem Vorgesetzten Feedback zu geben und Vorschläge zur verbesserten Zusammenarbeit zu machen.

5. Next Steps definieren

Was im Gespräch erarbeitet und beschlossen wurde, sollte möglichst schriftlich dokumentiert werden. Dieses Protokoll kann im kommenden Jahr als Orientierung dienen. Dazu gehört, Erwartungen zu formulieren und konkrete Ziele zu definieren. Auch beschlossene Maßnahmen wie eine Gehaltserhöhung, Boni und Gratifikationen sowie Weiterbildungsangebote werden darin für die Personalabteilung festgehalten. Abschließend wird das Gesprächsprotokoll noch einmal gemeinsam geprüft und ggf. nachgebessert.

Bonus: nicht immer die erste Wahl!

Nicht immer ist jedoch eine dauerhafte Gehaltserhöhung oder einen größerer Bonus die sinnvolle Maßnahme zur Motivationsförderung. Steuerliche, budgetäre oder personalstrategische Gründe sprechen dagegen. Unternehmen haben dennoch die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern im Jahresgespräch eine werthaltige Gratifikation als Anreiz in Aussicht zu stellen.

Als Alternative zur Gehaltserhöhung bieten sich zum Beispiel attraktive Incentives wie Gutscheine oder auch eine MitarbeiterCard an. Im Rahmen der 50-Euro-Regelung (ehemals 44 Euro) lassen sich solche Incentive-Varianten besonders steuergünstig sowohl für die Arbeitnehmer- und die Arbeitgeberseite realisieren. Bis zu einem Nennwert von 50 Euro (ehemals 44 Euro) im Monat gelten Gutscheine als steuerbefreiter Sachbezug, der weder lohnsteuer- noch sozialabgabenpflichtig ist. Für den Arbeitnehmer gilt dabei „Brutto für Netto“.

Als regelmäßig fließende Guthaben auf einer MitarbeiterCard ist der monatliche Sachbezug zudem längerfristiger und variabler umsetzbar. Der Vorteil: Gutscheine und MitarbeiterCards lassen sich für ganz individuelle Shopping-, Genuss- und Unterhaltungsbedürfnisse jederzeit flexibel einlösen. Beispielsweise für attraktive Technik-Gadgets, eine neue Laptoptasche, Modisches, Sportzubehör, Kulinarisches, einen Kinobesuch oder ganz pragmatisch für eine Tankfüllung.

Mit einer Erholungsbeihilfe kann der Arbeitnehmer steuergünstig indirektes Urlaubsgeld für das kommende Jahr anbieten. Bis zu 156 Euro in einem Kalenderjahr kann er so seinem Mitarbeiter, je nach individueller Familiensituation auch mehr, in Aussicht stellen. Beispielsweise als Zuwendung in Form von Gutscheinen für Hotels, Wellness-Angebote oder für Reisebüro-Buchungen. Die Aussicht auf gesponsertes Urlaubsvergnügen und Erholung lässt sicher freudig aufs neue Jahr blicken, zumal Arbeitnehmer meist gleich schon im Frühjahr ihre Urlaubsplanung angehen.

Mit solchen Angeboten in der Hinterhand wird das Jahresgespräch zum perfekten Rahmen, um Mitarbeiter für ihr bisheriges Engagement zu belohnen und sie zu motivieren. Leistungsträger können mit solchen ausgewählten Belohnungsmaßnahmen davon abgehalten werden, zur Konkurrenz zu wechseln. Mit Lösungen wie Gutscheinen, der MitarbeiterCard oder einer Erholungsbeihilfe haben Arbeitgeber eine ideale Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu sichern. Sie können ihre Wertschätzung damit auf sehr persönliche Art ausdrücken und Abwanderungen frühzeitig entgegensteuern.

Unsere Empfehlung: Jede Firma kann sich vor Einsatz der Lösung zusätzlich absichern, indem eine sog. Anrufungsauskunft bei dem für die Firma zuständigen Finanzamt veranlasst wird. Im Rahmen dieser wird geprüft, inwieweit die BONAGO Lösung im speziellen Kontext des jeweiligen Unternehmens die Voraussetzungen des Sachbezugs erfüllt. Die von uns bereitgestellten Inhalte und Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und ersetzen diese auch nicht. In diesem Zusammenhang ist eine Haftung von BONAGO ausgeschlossen.