Spesen steuerfrei:
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Wie Unternehmen Spesen steuerfrei für ihre Mitarbeiter verdoppeln können

Spesen sind Verpflegungsmehraufwendungen, die bei Geschäfts- oder Dienstreisen von Mitarbeitern eines Unternehmens anfallen. In der Regel umfassen sie die Kosten für die tägliche Verpflegung sowie gegebenenfalls Übernachtungs- und Reisenebenkosten. Steuerfreie Spesen können dabei Taxitransporte vor Ort, Park-, U-Bahn- und Eintrittsgebühren oder auch unterwegs erforderliche Arbeitsmittel sein.

Nach deutschem Steuerrecht (§ 9, 4a EstG) können Unternehmen Spesen als Betriebsausgaben nur pauschal geltend machen, nicht jedoch über einzelne Abrechnungen, die möglicherweise höher ausfallen könnten. Die Ausgaben für diese Mehraufwendungen sollten im angemessenen Verhältnis zur betrieblichen Tätigkeit stehen und für das Finanzamt stets anhand von Belegen nachweisbar bleiben.

Um die steuerliche Belastung durch Spesen möglichst gering zu halten, kommt der Staat den Unternehmen sogar entgegen. So hat der Gesetzgeber bereits pauschale Tageswerte für den täglichen Verpflegungsaufwand im Inland festgelegt. In diesem Rahmen sind Spesen steuerfrei gestellt und können als Betriebsausgaben entsprechend geltend gemacht werden. Je Mitarbeiter können dafür folgende Beträge für Reisekosten angesetzt werden.

Spesen sind steuerfrei bis

• 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden,
• 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, bei mehrtägigen Reisen inklusive Übernachtung,
• 14 Euro jeweils auch für die An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.

Diese Regelung trifft sehr häufig bei Service-Mitarbeitern im Außendienst, Kundenberatern, Vertriebsmitarbeitern und Verkäufern oder bei Technikern und IT-Mitarbeitern zu. Diese arbeiten bei Kunden und Geschäftspartnern ihres Unternehmens vor Ort und können auf Messen, Ausstellungen und Kongressen im Einsatz sein. Oder sie pendeln für interne Abstimmungen und Services zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten hin und her. Auch Mitarbeiter, die fern vom Arbeitsplatz an Schulungen und Weiterbildungen teilnehmen, können von ihrem Arbeitgeber einen pauschalierten Zuschuss für Reisekosten wie die Verpflegung erhalten. Sofern diese nicht schon vom Veranstalter gestellt wird.

Diese klassische Art von Mehraufwendungen, bei denen nach einem zeitlichen und regionalen Schlüssel tägliche Spesen steuerfrei vergütet werden, ist den Unternehmen und ihren Buchhaltungen natürlich bekannt. Was jedoch oft noch nicht bekannt ist und besonders für die Mitarbeiterbindung und die Stärkung der Arbeitgebermarke wertvoll sein kann:

Zusätzlich zur pauschalierten Spesenabrechnung können Unternehmen ihren Mitarbeitern auch noch Spesen steuerfrei in gleicher Höhe auszahlen.

Durch diesen Benefit lässt sich die Pauschale quasi verdoppeln.

Rechenbeispiel: Spesen optimieren und so verdoppeln

Jochen arbeitet als Wartungsmechaniker für einen mittelständischen Maschinenbauer und ist regelmäßig bei Kunden des Unternehmens vor Ort tätig. Für seine Spesenabrechnung wird die „kleine“ Tagespauschale von 14 Euro in Anschlag gebracht, weil er mehr als acht Stunden an einem Arbeitstag inklusive An- und Abfahrt unterwegs ist. Ein Monat hat durchschnittlich 21 Arbeitstage. Davon ist Jochen 18 Tage im Außendienst im Einsatz. Zur regulären Tagespauschale für seine Dienstreisen bekommt er von seinem Arbeitgeber nun noch den Zuschuss ausbezahlt:

• 18 Tage x 14 Euro = 252 Euro/Monat pauschalversteuert für Mehraufwendungen
• 18 Tage x 14 Euro = 252 Euro/Monat als zusätzlicher Zuschuss

Statt der üblichen 252 Euro für Mehraufwendungen sind für ihn jetzt sogar 504 Euro steuerfrei als Benefit vom Arbeitgeber möglich. Bis zu 3.000 Euro im Jahr können auf diese Weise für einen Mitarbeiter realisiert werden.

Damit kann sich Jochen unterwegs gleich deutlich hochwertiger verpflegen. Statt Stehkaffee und Hopplahopp-Wurstsemmel kann er eine gehaltvolle Mahlzeit und Getränke im Restaurant seiner Wahl zu sich nehmen und als Geschäftsessen absetzen. Es bleibt ihm selbst überlassen, wo und wie er sich unterwegs verpflegt. Er muss lediglich wie zuvor schon die tägliche Abwesenheit für den Arbeitgeber dokumentieren. Außerdem muss er seine Belege für die Spesenabrechnung einreichen, die wiederum auf die reguläre Tagespauschale angerechnet werden können.

Jochen hat jedoch noch einen weiteren Vorteil: Wie er dieses Extra an Liquidität auf seinem Konto letztlich verwendet, bleibt ganz ihm überlassen. Er kann den Zuschuss seines Arbeitgebers für persönliche Konsumwünsche und Bedürfnisse einsetzen – oder vielleicht dafür, eine anstrengende Arbeitswoche mit einem schönen Wochenend-Trip für sich und seine Familie abzuschließen.

Das stärkt nicht nur die Zufriedenheit dieses Mitarbeiters und beflügelt seine Motivation und seinen Leistungswillen. Gleichzeitig sind die Spesen auch ein Beitrag seines Unternehmens zu einer gesünderen Lebensweise mit besseren Pausen und einer abwechslungsreicheren Ernährung.

5 Tipps, wie Mitarbeiter die Spesenoptimierung für sich nutzen können

Mit steuerfreien Spesen vom Arbeitgeber lässt sich der Ausgleichsbetrag auf dem Spesenkonto ganz einfach verdoppeln. Hier nur einige Anregungen, wie Arbeitnehmer dieses Extra sinnvoll für ihren Arbeitsalltag nutzen können:

1. Verpflegung: Die meisten Spesenabrechnungen fallen für Mahlzeiten und Getränke an. Da wäre es doch naheliegend, diese zusätzliche Liquidität zu nutzen, um unterwegs mehr kulinarische Vielfalt, bessere Restaurants und höherwertige Lebensmittel genießen zu können. So können Mitarbeiter auch gemeinsam neue Erfahrungen sammeln und Restaurants und Küchen ausprobieren, die sie sonst eher nicht wählen würden.
2. Übernachtungen: Außendienst-Mitarbeiter, die besonders lange auf der Strecke unterwegs sind, brauchen einen erholsamen Schlaf in einer möglichst sicheren und ruhigen Unterkunft. Mit einem verbesserten Spesenkonto können sie sich Hotels, Motels und B&Bs leisten, die ihnen mehr Komfort und Annehmlichkeiten bieten und näher zu ihrem Reiseziel liegen.
3. Transport: Nicht immer ist der ÖPNV das Reisemittel der Wahl, besonders wenn man pünktlich beim Kundentermin sein will. Mit mehr finanziellen Möglichkeiten können Arbeitnehmer öfter mal ein Taxi rufen, den Mietwagen nutzen oder auch den teureren, jedoch schnelleren ICE wählen, sollte es wieder knapp werden.
4. Ausrüstung: Wer regelmäßig Vertriebsgespräche mit Kunden führt und vielleicht auch vor Ort präsentieren muss, braucht eine adäquate Ausrüstung für unterwegs. Mit einem verbesserten Spesenkonto sind dann auch eine verstärkte Laptoptasche für die Reise, ein hochwertiges Smartphone oder ein Laptop mit modernster Technologie drin.
5. Schulungen: Mitarbeiter, die Seminare und Workshops besuchen, um ihr Fachwissen zu erweitern und ihre Karriere voranzutreiben, können sich ebenfalls freuen. Die zusätzlichen Mittel erlauben ihnen, auch mal teurere Schulungen auszuwählen oder an größeren Konferenzen mit hohen Teilnahmegebühren teilzunehmen.

Digitale Innovation erfordert kaum noch Aufwand für die Spesenoptimierung

Hat ein Unternehmen eine größere Anzahl an Angestellten, die regelmäßig und unregelmäßig Abrechnungen für Spesen einreichen, sollten Personalabteilung und Buchhaltung deshalb nun keine Kopfschmerzen bekommen. Über moderne cloudbasierte All-in-One-Plattformen lassen sich die steuerfreien Spesen für jeden Mitarbeiter ganz individuell und im Ablauf gänzlich vollautomatisiert realisieren.

Jeder Mitarbeiter gibt dazu im Self-Service auf der Plattform an, an welchen Tagen er länger als acht oder 24 Stunden abwesend von seiner Arbeitsstätte war. Ein zur Optimierung von Spesen integrierter Algorithmus berechnet den entsprechenden Mehrwert automatisch. Im Portal wird allen Mitarbeitern angezeigt, was sie im nächsten Schritt tun sollten, um die Spesen als Benefit für sich zu realisieren.

Videobasierte Anleitungen für die Mitarbeiter, Kommunikation, Umsetzung, Verwaltung und Datentransfer zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Entgeltabrechnungssystem werden KI-gestützt komplett über das cloudbasierte Portal gemanagt. Buchhaltung und Personalabteilung können sich jederzeit entspannt zurücklehnen, denn die Mitarbeiter regeln die Optimierung ihrer Spesen eigenständig. Ihr eigener Aufwand bleibt sehr überschaubar mit initialen Einstellungen auf der Plattform. Das Angebot lässt sich jederzeit skalieren, wenn weitere Mitarbeiter im Außendienst dazukommen oder wenn das Angebot des Arbeitgebers an individuellen Benefits ausgebaut werden soll.